Ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους παραθέτει τις λεπτομέρειες των αναμενόμενων δαπανών για ένα έργο. Οι εταιρείες μπορούν να προετοιμάσουν αυτά τα σχέδια και για άλλους τομείς της εταιρείας τους, ανάλογα με τον σκοπό της. Για να αναπτύξει ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους, η ομάδα διαχείρισης της εταιρείας θα εντοπίσει δραστηριότητες που παράγουν κόστος, θα απαριθμήσει τα υλικά που χρειάζονται για το έργο, θα αναπτύξει ένα χρονοδιάγραμμα για το έργο και θα δηλώσει τις μετρήσεις που χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση του κόστους και τυχόν αποκλίσεις που προκύπτουν. Άλλα στοιχεία ενδέχεται να περιλαμβάνονται στο σχέδιο, ανάλογα με το μέγεθος και το εύρος του έργου.
Ο προσδιορισμός των δραστηριοτήτων κόστους είναι απαραίτητος για να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία αναφέρει λεπτομερώς όλους τους τομείς που αναμένει να πραγματοποιήσει δαπάνες. Σε έργα τύπου παραγωγής, αυτά τα κόστη περιλαμβάνουν συνήθως τα υλικά και την εργασία που απαιτούνται για την παραγωγή του αγαθού. Ωστόσο, τα έργα που βασίζονται σε υπηρεσίες θα έχουν διαφορετική εστίαση. η εταιρεία πρέπει να προσδιορίσει τομείς όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η παράδοση, οι βοηθητικές υπηρεσίες ή άλλοι έμμεσοι τομείς που θα προσθέσουν κόστος στο έργο.
Η καταχώριση υλικών είναι απαραίτητη για ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους, καθώς οι περισσότερες εταιρείες θα προετοιμάσουν προϋπολογισμούς με αυτές τις πληροφορίες. Πολλά έργα που βασίζονται στο κόστος αναλαμβάνονται σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές κατά τη διάρκεια του έτους. Οι εταιρείες θα έχουν ένα όριο προϋπολογισμού για αυτά τα έργα και συνήθως αποδέχονται ένα ή περισσότερα που πληρούν τους περιορισμούς κόστους που αναφέρονται στο σχέδιο διαχείρισης κόστους. Η εταιρεία μπορεί επίσης να προσαρμόσει το σχέδιο προκειμένου να ολοκληρώσει περισσότερα έργα εντός του δηλωμένου προϋπολογισμού.
Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να αναφέρουν λεπτομερώς πώς θα παρακολουθούν το κόστος που σχετίζεται με το σχέδιό τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει παρακολούθηση του κόστους των υλικών και της εργασίας που χρησιμοποιούνται στο έργο, αναφέροντας το πραγματικό κόστος. Τα τυχαία στοιχεία μπορεί να απαιτούν διαφορετικές τεχνικές μέτρησης. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αναμένει να χρησιμοποιήσει εργαζόμενους από ένα ξεχωριστό τμήμα στο νέο έργο, μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ποσοστό για να υπολογίσει το αντίστοιχο κόστος. Το σχέδιο διαχείρισης κόστους μπορεί να αναφέρει ότι το 25 τοις εκατό της εργασίας από το τμήμα πληροφορικής θα είναι αντίθετο με το νέο έργο.
Άλλα στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στο σχέδιο διαχείρισης κόστους περιλαμβάνουν χρονοδιάγραμμα και ανάλυση διακύμανσης για το σχέδιο. Το χρονοδιάγραμμα βοηθά στην αποφυγή υπερβάσεων κόστους και διασφαλίζει ότι τα έργα παραμένουν κερδοφόρα. Σε ορισμένους κλάδους, όπως οι κατασκευές, απαιτούνται χρονοδιαγράμματα για να πληρωθείτε. Αυτή η διαδικασία συμβάλλει στην αντιστάθμιση των πρώιμων δαπανών που προκύπτουν στο σχέδιο διαχείρισης του έργου.
Οι μετρήσεις διακύμανσης είναι επίσης απαραίτητες για να προσδιοριστεί γιατί ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους μπορεί να έχει υπέρβαση κόστους. Στη συνέχεια, οι εταιρείες μπορούν να συγκρίνουν το σχέδιο με τις πραγματικές δαπάνες και να προσδιορίσουν τον λόγο για τυχόν διαφορές μεταξύ των δύο.