Η υπεξαίρεση εργαζομένων συμβαίνει όταν ένας εργαζόμενος κλέβει πιστωτικά κεφάλαια από τον εργοδότη του. Αυτό το κοινό έγκλημα είναι συχνά δύσκολο να εντοπιστεί, καθώς πολλοί υπεξαίρετοι εργάζονται πολύ σκληρά για να καλύψουν τα ίχνη τους. Προκειμένου να μειωθεί η ευκαιρία υπεξαίρεσης των εργαζομένων, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθεί ένα προσεκτικό σχέδιο ασφάλειας με πολλαπλές εγγυήσεις.
Η πρόληψη της υπεξαίρεσης των εργαζομένων ξεκινά από το γραφείο συνέντευξης. Εάν σε έναν πιθανό εργοδότη αρέσει το βιογραφικό και η προσωπικότητα ενός αιτούντος, μπορεί να μην μπαίνει στον κόπο να ελέγξει τις αναφορές ή να πραγματοποιήσει έλεγχο ιστορικού οποιουδήποτε είδους. Δεδομένου ότι οι υπεξαίρετοι τείνουν να αφήνουν ένα ύποπτο ίχνος από δουλειά σε δουλειά, είναι πολύ σημαντικό όλες οι πιθανές νέες προσλήψεις να έχουν αναφορές που μπορούν να μιλήσουν για την ειλικρίνεια του αιτούντος. Σε θέσεις όπου ο εργαζόμενος θα έχει πρόσβαση σε ταμειακές μηχανές, καταθέσεις ή άλλα κεφάλαια, μπορεί επίσης να είναι συνετό να εκτελούνται συστηματικοί έλεγχοι σε όλους τους πιθανούς υπαλλήλους για να διαπιστωθεί εάν υπάρχει προηγούμενο ιστορικό εγκληματικής δραστηριότητας.
Αν και η εύλογη έρευνα στο παρελθόν μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη κάποιων πιθανών υπεξαίρεσης υπαλλήλων, δεν μπορεί να εξαλείψει εντελώς τον κίνδυνο. Για να μειωθούν ακόμη περισσότερο οι πιθανότητες εσωτερικής κλοπής, καθίσταται απαραίτητη η δημιουργία ενός σχολαστικού συστήματος ασφαλείας που εξαλείφει τις περισσότερες ευκαιρίες για υπεξαίρεση. Κανένας εργαζόμενος δεν πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλα τα κεφάλαια και, εάν είναι δυνατόν, σε όλες τις οικονομικές αναφορές και καταθέσεις πρέπει να απαιτείται τουλάχιστον δύο υπάλληλοι να αξιολογούν και να υπογράφουν ανεξάρτητα την τεκμηρίωση.
Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για τον περιορισμό του κινδύνου υπεξαίρεσης των εργαζομένων. Η διενέργεια τριμηνιαίου ελέγχου χρησιμοποιώντας ανεξάρτητη εταιρεία μπορεί να εμφανίσει γρήγορα τυχόν σημάδια υπεξαίρεσης ή έλλειψης κεφαλαίων. Ορισμένοι ειδικοί συνιστούν να διατηρούνται οι έλεγχοι τυχαίοι και όχι με αυστηρό πρόγραμμα, καθώς ένας υπεξαίρετος μπορεί να είναι σε θέση να καλύψει τα ίχνη του εάν γνωρίζει ότι ο έλεγχος έχει προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί επίσης να έχει το όφελος να επισημάνει τρύπες σε ένα εσωτερικό σύστημα ασφάλειας ή προβλήματα με την αποτελεσματικότητα του τμήματος, οπότε μια τακτική πολιτική ελέγχου μπορεί να είναι επωφελής για μια εταιρεία με πολλούς τρόπους.
Αν και η προσοχή και η ασφάλεια είναι σημαντικές ανησυχίες, τα βήματα που λαμβάνονται για την εξάλειψη της υπεξαίρεσης των εργαζομένων μπορεί να αποβούν αντίθετα εάν οι εργαζόμενοι κατηγορηθούν λανθασμένα ή αισθανθούν ότι παραβιάζονται, κατασκοπεύονται ή δεν σέβονται τις πολιτικές ασφαλείας. Η επιβολή ακραίων μέτρων, όπως η συνεχής παρακολούθηση της κάμερας ή το ψέμα σχετικά με τις πολιτικές ασφαλείας, προκειμένου να «παγιδευτούν» οι κλέφτες, μπορεί να καταστρέψει το ηθικό και την εμπιστοσύνη των εργαζομένων και να οδηγήσει σε ένα πολύ δυσάρεστο εργασιακό περιβάλλον. Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται εχθρότητα απέναντι στην εταιρεία για ανέντιμη ή ασέβεια συμπεριφορά, μπορεί να έχουν περισσότερα κίνητρα να διαπράξουν εγκλήματα ή να μην αναφέρουν ύποπτη δραστηριότητα από άλλο εργαζόμενο.
SmartAsset.