Όταν δημιουργείτε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό τηλεφωνητή, μπορεί να είναι καλή ιδέα να σκεφτείτε τι μπορεί να θέλουν να γνωρίζουν οι καλούντες σας. Αφού το κάνετε αυτό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με σημεία που πρέπει να καλύψετε στο φωνητικό σας μήνυμα. μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να γράψετε ολόκληρο τον χαιρετισμό σε ένα κομμάτι χαρτί. Το ιδανικό μήνυμα θα πρέπει να είναι κάπου μεταξύ 10 και 20 δευτερολέπτων, επομένως μπορεί να θέλετε να χρονομετρήσετε επαναλαμβάνοντας το μήνυμά σας πριν το ηχογραφήσετε. Αφού συντάξετε το τηλεφωνικό σας μήνυμα, μπορεί να είναι καλή ιδέα να λάβετε μια δεύτερη γνώμη για αυτόν τον χαιρετισμό, ώστε να βεβαιωθείτε ότι ακούγεται επαγγελματικό.
Προτού ηχογραφήσετε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό τηλεφωνητή, ίσως θελήσετε να εξετάσετε τον τύπο των ατόμων που μπορεί να τηλεφωνήσουν στο σπίτι ή την επιχείρησή σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να σκεφτείτε τις πληροφορίες που μπορεί να χρειάζονται αυτοί οι καλούντες προτού συντάξετε τον χαιρετισμό σας. Οι περισσότεροι καλούντες είναι εξοικειωμένοι με το πώς να αφήνουν ένα φωνητικό μήνυμα, επομένως προσπαθήστε να αποφύγετε να τους δίνετε οδηγίες. Μερικά πράγματα που μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε στον χαιρετισμό σας μπορεί να είναι το πλήρες όνομά σας, ο τίτλος, το όνομα της εταιρείας σας και μια εναλλακτική μέθοδος επικοινωνίας μαζί σας. Εάν σκοπεύετε να μην είστε διαθέσιμοι για κάποιο χρονικό διάστημα, θα ήταν καλή ιδέα να πείτε στους καλούντες σας πότε θα επιστρέψετε και να τους δώσετε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου κάποιου άλλου ατόμου για να καλέσουν σε περίπτωση που χρειάζονται άμεση βοήθεια.
Η ηχογράφηση του επαγγελματικού χαιρετισμού του τηλεφωνητή σας μπορεί μερικές φορές να προκαλέσει ανησυχία, ειδικά αν δεν το έχετε κάνει ποτέ πριν. Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να μεταβείτε σε μια πολύ ιδιωτική τοποθεσία όταν είστε έτοιμοι για εγγραφή και αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι δεν υπάρχει θόρυβος στο φόντο όταν τελειώσετε. Αφιερώστε λίγα λεπτά για να αναθεωρήσετε τη λίστα που φτιάξατε νωρίτερα και επαναλάβετε τον χαιρετισμό μερικές φορές εάν είστε εξαιρετικά νευρικοί. Ενώ κάνετε πρόβες, βεβαιωθείτε ότι η ομιλία σας κυλάει ομαλά και δεν χρησιμοποιείτε λέξεις πλήρωσης όπως «εεε» ή «μμ».
Όταν ολοκληρώσετε την ηχογράφηση του επαγγελματικού χαιρετισμού του τηλεφωνητή σας, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε από έναν στενό φίλο να καλέσει τον αριθμό τηλεφώνου σας, ώστε να μπορείτε να ακούσετε μαζί το εξερχόμενο μήνυμα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να λάβετε τη γνώμη της για το φωνητικό μήνυμα προτού οι άλλοι καλούντες μπορέσουν να το ακούσουν. Εάν ο φίλος σας προτείνει κάποιες αλλαγές για εσάς, αυτές θα πρέπει να είναι εύκολο να γίνουν, επειδή τα περισσότερα συστήματα θα σας επιτρέψουν να διαγράψετε το εξερχόμενο μήνυμά σας και να το ηχογραφήσετε ξανά όσες φορές θέλετε.