Μια αναφορά ανάλυσης αναλογιών περιλαμβάνει μαθηματικούς τύπους που αναλύουν τις οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας. Για να δημιουργήσουν μια χρήσιμη αναφορά, οι λογιστές και οι οικονομικοί αναλυτές πρέπει να ακολουθήσουν μερικά βασικά βήματα. Αυτά τα βήματα περιλαμβάνουν τον σαφή προσδιορισμό των υπό εξέταση δεδομένων, τον διαχωρισμό των δεδομένων που εξετάζονται ανά ομάδες αναλογιών και τη σύγκριση με τις αναλογίες σε ένα σημείο αναφοράς. Άλλα μικρά βήματα ενδέχεται να είναι δυνατά, ώστε η αναφορά να ταιριάζει με τα σχέδια και τις ανάγκες των τελικών χρηστών. Οι ιδιοκτήτες, τα στελέχη και τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να μπορούν να διαβάζουν και να κατανοούν την αναφορά ανάλυσης αναλογιών σε μια οικεία μορφή.
Οι οικονομικές καταστάσεις περιέχουν συχνά ένα μεγάλο σύνολο αριθμών, γνωστοποιήσεων και άλλων πληροφοριών για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Ενώ μια αναφορά τάσεων μπορεί να μπορεί να δείξει εάν οι τρέχουσες οικονομικές καταστάσεις περιέχουν δεδομένα που αυξάνονται ή μειώνονται, εδώ μπορεί να εντοπιστεί έλλειψη σημείων αναφοράς. Η αναφορά ανάλυσης αναλογιών παρουσιάζει δείκτες αναφοράς που δείχνουν εάν συγκεκριμένα τμήματα μιας εταιρείας είναι καλύτερα ή χειρότερα από μια προηγούμενη χρονική περίοδο. Οι επενδυτές χρησιμοποιούν συχνά δείκτες για να αξιολογήσουν την οικονομική ευρωστία μιας εταιρείας. Οι μειούμενοι δείκτες μπορεί να υποδηλώνουν οικονομικές δυσκολίες, εκτός εάν μια εταιρεία αλλάξει τις δραστηριότητές της σε πιο κερδοφόρες επιχειρήσεις.
Πολλαπλές ομάδες αναλογιών είναι δυνατές σε μια αναφορά ανάλυσης αναλογιών. Οι ομάδες που εμφανίζονται πιο συχνά σε αυτήν την έκθεση είναι η ρευστότητα, ο κύκλος εργασιών, η χρηματοοικονομική μόχλευση και η κερδοφορία. Κάθε ομάδα αναλογιών χρησιμοποιεί συγκεκριμένα δεδομένα που λαμβάνονται από τις οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας. Οι λογιστές τοποθετούν όλους τους δείκτες που υπολογίζονται στις αντίστοιχες επικεφαλίδες ή ομάδες δεικτών. Οι συγκεκριμένοι δείκτες συνήθως δεν έχουν σειρά, καθώς οι λογιστές μπορούν να υπολογίσουν όποιον από αυτούς θεωρούν σημαντικότερους για κάθε συγκεκριμένη ομάδα στην έκθεση.
Οι οικονομικοί δείκτες που υπολογίζονται από μόνοι τους είναι συνήθως άχρηστοι. Για παράδειγμα, εάν μια αναφορά ανάλυσης αναλογιών περιέχει απλώς ένα σύνολο δεικτών δίπλα στα οικονομικά δεδομένα, οι αριθμοί δεν έχουν κανένα νόημα. Οι λογιστές πρέπει να κάνουν μια σύγκριση με κάποιο άλλο σχήμα για να έχουν πραγματικά νόημα οι αριθμοί. Για παράδειγμα, ένα κοινό σύνολο πληροφοριών για την αναφορά είναι να τοποθετήσετε τον μέσο όρο του κλάδου για κάθε αναλογία δίπλα στους δείκτες της εταιρείας. Με αυτόν τον τρόπο, η αναφορά ανάλυσης αναλογιών παρέχει σημεία αναφοράς για την ανάλυση της οικονομικής απόδοσης της εταιρείας.
Οι λογιστές μπορούν να προετοιμάσουν μια αναφορά ανάλυσης αναλογιών σε μηνιαία βάση. Η έκθεση προστίθεται στα τυπικά οικονομικά στοιχεία της εταιρείας. Οι χρηματοοικονομικοί δείκτες τείνουν να είναι μια πιο εσωτερική έκθεση, αν και οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να προετοιμάσουν τις δικές τους εκθέσεις εάν το επιθυμούν. Οι δημοσιευμένες οικονομικές καταστάσεις θα πρέπει να παρέχουν τα απαραίτητα δεδομένα για την κατάρτιση οικονομικών δεικτών.