Η προσθήκη οποιουδήποτε υπαλλήλου σε μια ομάδα μπορεί να προκαλέσει άγχος, αλλά όταν κάποιος χρειάζεται να επιλέξει έναν προσωπικό βοηθό, απαιτείται ακόμη περισσότερη φροντίδα. Ένας προσωπικός βοηθός αντιπροσωπεύει έναν εργοδότη. Συνήθως, ένας βοηθός λαμβάνει κλήσεις, προγραμματίζει ραντεβού και συχνά λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ εργοδότη και πελάτη. Ως πρώτο σημείο επαφής, ένας βοηθός πρέπει να προβάλει μια φιλική, επαγγελματική συμπεριφορά και να έχει καλή αίσθηση των αξιών και της αποστολής που επιθυμεί να προβάλει η εταιρεία.
Για να επιλέξετε έναν προσωπικό βοηθό, πρέπει πρώτα να αναπτύξετε μια περιγραφή εργασίας με συγκεκριμένες εργασίες. Καταγράψτε τα πάντα για τα οποία θα είναι υπεύθυνος ο προσωπικός βοηθός και σημειώστε το λογισμικό και τα προγράμματα που απαιτούνται για την εκτέλεση των εργασιών. Κατατάξτε τα καθήκοντα κατά σειρά σπουδαιότητας. Εάν ο βοηθός θα δαπανήσει το 60% της ημέρας για την ενημέρωση του περιεχομένου ιστού, τότε η επιλογή ενός βοηθού με υψηλό βαθμό εξοικείωσης στο διαδίκτυο είναι απαραίτητη. Όλοι οι υπάλληλοι μπορούν να εκπαιδευτούν, αλλά είναι καλύτερο εάν τα δυνατά σημεία ενός προσωπικού βοηθού είναι ακριβώς σύμφωνα με το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών. Μπορείτε να μάθετε περιστασιακά καθήκοντα στη δουλειά χωρίς να σας κλέβουν πολύ χρόνο για εκπαίδευση.
Η επόμενη λίστα θα πρέπει να προσδιορίζει την ηθική εργασίας της εταιρείας. Τι είναι το πιο σημαντικό; Στην ώρα μου? Συμβολή δημιουργικών ιδεών στην ομάδα; Ολοκληρώνετε τις εργασίες εγκαίρως; Επιλέξτε έναν προσωπικό βοηθό που εμφανίζει ήδη τις ιδιότητες και τις στάσεις που εκτιμά η εταιρεία. Προετοιμάστε προκαταρκτικές ερωτήσεις για να διερευνήσετε τις μεθόδους εργασίας και τις προτιμήσεις του υποψηφίου.
Πολλοί εργοδότες μπαίνουν στον πειρασμό να επιλέξουν έναν προσωπικό βοηθό με παρόμοιο υπόβαθρο και δεξιότητες, επειδή αισθάνονται άνετα με την εξοικείωση. Αυτό είναι ένα λάθος. Η ιδέα ενός προσωπικού βοηθού είναι να έχει κάποιον τριγύρω που θα σηκώσει τον χαλαρό και θα συνεισφέρει στην ομάδα. Αντί να προσλάβετε κάποιον με το ίδιο σύνολο δεξιοτήτων, ρωτήστε για άλλους τομείς εξειδίκευσης. Καταγράψτε τις τρέχουσες αδυναμίες στο κάτω μέρος των ερωτήσεων της συνέντευξης και κάντε ένα σημείο έρευνας σχετικά με το ιστορικό και σε αυτούς τους τομείς.
Για να επιλέξετε έναν προσωπικό βοηθό που μπορεί να χειριστεί τις απαιτούμενες τεχνικές εργασίες, θα πρέπει να επωφεληθείτε από τις δωρεάν διαδικτυακές αξιολογήσεις. Το επίπεδο “ειδικού” ενός ατόμου σε ένα πρόγραμμα λογισμικού μπορεί να είναι η ιδέα ενός άλλου για “αρχάριο”. Μην ξεχνάτε τους τομείς επικοινωνίας. Θα επικοινωνήσει ο προσωπικός βοηθός με τους πελάτες μέσω email ή άλλων μεθόδων γραπτής αλληλογραφίας; Πάρτε ένα δείγμα γραφής. Το λογισμικό, οι μηχανές γραφείου και οι τυπικές διαδικασίες γραφείου μπορούν να εκπαιδευτούν, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να βελτιωθούν οι δεξιότητες γραφής για όσους δεν είναι φυσικά άνετοι με γραπτή επικοινωνία. Τα ορθογραφικά λάθη, τα τυπογραφικά λάθη και η κακή γραμματική είναι μια μεγάλη διακοπή για έναν πελάτη.
Έτσι, αξιολογήστε τις ανάγκες και αφιερώστε λίγο χρόνο στη δημιουργία της περιγραφής της εργασίας. Καθορίστε τα must must κριτήρια, στη συνέχεια περιορίστε τους υποψηφίους και ζητήστε δοκιμές. Εμπιστεύσου τα ένστικτά σου. Εάν ο κατάλογος των υποψηφίων έχει περιοριστεί σωστά, τότε οι κορυφαίες επιλογές πιθανότατα θα έχουν όλες τις πιο σημαντικές ιδιότητες. Σε αυτό το σημείο, η επιλογή πρέπει να γίνει επιλέγοντας τον υποψήφιο με τον οποίο έχετε την καλύτερη σχέση.
SmartAsset.