Όταν απαντάτε σε ένα αίτημα πρότασης (RFP), πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη μορφή της επιχειρηματικής σας πρότασης. Η επιλογή της σωστής μορφής μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τις πιθανότητές σας να κερδίσετε ένα συμβόλαιο. Η επιλογή λάθους μπορεί να σημαίνει ότι ακόμη και μια κατά τα άλλα ιδανική προσφορά αποτυγχάνει.
Μακράν, ο πιο σημαντικός κανόνας είναι να ακολουθείτε τις συμβουλές του RFP. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με τυχόν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τη μορφή της πρότασής σας. Κάτι τέτοιο είναι εν μέρει ευγένεια, καθώς θα βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι ο οργανισμός έχει όλες τις αντίπαλες προτάσεις σε παρόμοια μορφή, διευκολύνοντας τη σύγκρισή τους. Το πιο σημαντικό, η παροχή της απαιτούμενης μορφής δείχνει ότι είστε πρόθυμοι να κάνετε την προσπάθεια να ακολουθήσετε ακριβείς οδηγίες. Εκτός εάν έχετε συνεργαστεί με τον οργανισμό στο παρελθόν ή έχετε ιδιαίτερα ισχυρή φήμη, αυτό είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να δείξετε ότι θα μπορείτε να ακολουθήσετε τις απαιτήσεις για την εκτέλεση του ίδιου του έργου εάν σας ανατεθεί η σύμβαση.
Μια μορφή επιχειρηματικής πρότασης η οποία είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες είναι τα πέντε Ws – ή, για την ακρίβεια, πέντε Ws και ένα H. Αυτή η μορφή απαντά σε έξι βασικές ερωτήσεις σχετικά με την πρότασή σας. Η μορφή προέρχεται από ένα ποίημα του Ράντγιαρντ Κίπλινγκ, το οποίο ξεκινά περιγράφοντας λεπτομερώς τις έξι ερωτήσεις: «Κρατάω έξι έντιμους υπηρέτες. μου έμαθαν ό, τι ήξερα. Τα ονόματά τους είναι τι και γιατί και πότε, και πώς και πού και ποιος ».
Υπάρχουν πολλά συγκεκριμένα σημεία που πρέπει να σημειωθούν κατά την επίλυση μιας μορφής επιχειρηματικής πρότασης για μια κρατική σύμβαση. Το βασικό είναι ότι πρέπει να συμμορφώνεστε με όλα όσα αναφέρονται στο RFP. Αυτό συμβαίνει επειδή οι κυβερνητικές υπηρεσίες συνήθως πρέπει να ακολουθούν αυστηρούς κανόνες σχετικά με την επιλογή της καλύτερης πρότασης για να αποφύγουν τυχόν κατηγορίες για ακατάλληλη προκατάληψη.
Αξίζει επίσης να αναζητήσετε ένα έγγραφο που ονομάζεται “δήλωση εργασίας” που συνοδεύει το RFP και εξηγεί τα κριτήρια για την επιλογή της νικήτριας πρότασης. Η επιλογή μιας μορφής επιχειρηματικής πρότασης που είναι προσαρμοσμένη σε αυτά τα κριτήρια μπορεί να βελτιώσει τις πιθανότητες επιλογής σας. Όποια μορφή και αν επιλέξετε, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε την προθεσμία υποβολής, καθώς οι κυβερνητικές υπηρεσίες συνήθως δεν επιτρέπεται να ασκούν την κρίση τους για την αποδοχή καθυστερημένων υποβολών.
Είτε γράφετε μια επιχειρηματική πρόταση για έναν κυβερνητικό οργανισμό είτε για μια ιδιωτική εταιρεία, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι υπερβαίνει απλώς το να δείξετε ότι μπορείτε να πληροίτε τα κριτήρια. Καθώς άλλοι υποψήφιοι μπορούν επίσης να το κάνουν αυτό, πρέπει να δείξετε τι επιπλέον αξία μπορεί να προσφέρει η προσφορά σας στον οργανισμό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ανατροφοδότηση από προηγούμενα έργα, βραβεία που έχετε κερδίσει για τη δουλειά σας και οτιδήποτε άλλο δείχνει ότι είστε καλύτεροι από τους αντιπάλους σας και όχι απλώς του ίδιου επιπέδου.
SmartAsset.