Οι συνοδευτικές επιστολές πρότασης είναι επαγγελματικές επιστολές που αποστέλλονται σε δυνητικούς πελάτες, μαζί με ολοκληρωμένες επιχειρηματικές προτάσεις. Τα καλύτερα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής πρότασης είναι σύντομα, προσωπικά αλλά επαγγελματικά και βοηθούν στην ενθάρρυνση της ενίσχυσης της σχέσης μεταξύ του ερωτώμενου και του παραλήπτη. Υπάρχουν πολλά βασικά στοιχεία που βρίσκονται πάντα σε αυτόν τον τύπο επιστολών, καθώς και μερικά κοινά λάθη που πρέπει να αποφύγετε.
Ένα λάθος που κάνουν πολλοί επαγγελματίες επιχειρήσεων είναι να χρησιμοποιήσουν τη συνοδευτική επιστολή της πρότασης ως τρόπο για να συνοψίσουν το περιεχόμενο της πρότασης. Δεδομένου ότι πολλά πρότυπα πρότασης περιλαμβάνουν μια περίληψη στο τέλος του εγγράφου, αυτό δεν είναι απαραίτητο. Στην πραγματικότητα, η συμπερίληψη αυτού του είδους των λεπτομερειών στη συνοδευτική επιστολή δημιουργεί μια κατάσταση όπου ο παραλήπτης πρέπει να διαβάζει τις ίδιες πληροφορίες επανειλημμένα, παράγοντας που θα μπορούσε να έχει αρνητικό αντίκτυπο στη διαδικασία αξιολόγησης.
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου κατά τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής πρότασης είναι να την κρατήσετε σύντομη. Ένα σώμα τριών έως τεσσάρων σύντομων παραγράφων είναι αρκετό. Ο καθορισμός αυτού του τύπου ορίου για τον εαυτό σας θα διασφαλίσει ότι θα διατηρήσετε ολόκληρο το κείμενο σε μία σελίδα, αποφεύγοντας έτσι το λάθος να στείλετε ό, τι ισοδυναμεί με μίνι-πρόταση μαζί με το κύριο έγγραφο.
Το άνοιγμα της συνοδευτικής επιστολής της πρότασης πρέπει να είναι σύντομο. Χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη που σας επέτρεψε να συμμετάσχετε στη διαδικασία της πρότασης προσφοράς. Είναι επίσης σκόπιμο να πληρώσετε μια φιλοφρόνηση για τη δομή του Αιτήματος Πρότασης ή του RFP, που σας δόθηκε να χρησιμοποιήσετε ως οδηγίες για την πρόταση και τη διαδικασία υποβολής. Γενικά, αυτό μπορεί να επιτευχθεί σε τρεις έως τέσσερις προτάσεις χωρίς να παρακάνετε τις ευχαριστίες.
Η επόμενη παράγραφος σας μπορεί να περιλαμβάνει κάτι προσωπικό, αλλά επαγγελματικό. Εάν η πρόταση υποβάλλεται σε υπάρχοντα πελάτη, είναι σκόπιμο να αναφέρετε πόσο σας άρεσε να εργάζεστε με τον πελάτη στο παρελθόν. Σε περιπτώσεις όπου η πρόταση απευθύνεται σε μια εταιρεία που δεν έχετε κάνει ποτέ πριν, εστιάστε την προσοχή σας στην εργασιακή σχέση που έχει δημιουργηθεί μέσω τηλεφωνικών συνομιλιών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τυχόν άλλων επαφών που είχατε με το κύριο σημείο επαφής σας κατά τη σύνταξη της πρότασης. Αυτό μπορεί να βοηθήσει ώστε το γράμμα να μην είναι πολύ στεγνό, αποφεύγοντας ωστόσο το λάθος να γίνετε πολύ προσωπικοί.
Για να κλείσετε τη συνοδευτική επιστολή της πρότασής σας, δηλώστε τις προσδοκίες σας για το μέλλον. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το γεγονός ότι ανυπομονείτε να κερδίσετε την επιχείρηση και να απολαύσετε μια μακρά εργασιακή σχέση με τον νέο πελάτη. Αυτή η παράγραφος θα πρέπει να αποδεικνύει την εμπιστοσύνη στην ποιότητα των αγαθών ή των υπηρεσιών που προσφέρετε, αλλά να μην αποδίδει κανέναν τύπο διασποράς στους ανταγωνιστές σας. Διατηρήστε την εστίαση στο πόσο καλό μπορείτε να κάνετε στον πελάτη, όχι στο πόσο καλύτερα είστε από όλους τους άλλους.
Ποτέ μην γράφετε τη συνοδευτική επιστολή της πρότασής σας έως ότου ολοκληρωθεί η ίδια η πρόταση. Αυτό συμβαίνει επειδή μπορεί να έχετε ένα ή δύο τελευταία λεπτά αλληλεπίδρασης με τον παραλήπτη που θα επηρεάσει τον τόνο και το περιεχόμενο της επιστολής σας. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι η δομή της επιστολής σας είναι σύμφωνη με ό, τι γνωρίζετε για την εταιρική κουλτούρα του παραλήπτη και επιλέξτε ανάλογα τις λέξεις σας. Κρατώντας αυτόν τον παράγοντα στο μυαλό σας είναι ένας λεπτός τρόπος για να εκφράσετε τον σεβασμό σας για τον τρόπο με τον οποίο ασχολούνται με τις επιχειρήσεις χωρίς να φαίνεστε προστάτες ή υπερβολικά εκφραστικοί με τα κομπλιμέντα.
SmartAsset.