Για να επιλέξετε το καλύτερο πλαίσιο ροής εργασίας, μπορεί να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε πρώτα μια λίστα με τις ανάγκες ροής εργασίας σας. Αφού προσδιορίσετε ποια χαρακτηριστικά του προγράμματος ροής εργασίας από τα οποία μπορείτε να επωφεληθείτε περισσότερο, μπορεί να θέλετε να εξοικειωθείτε με τα διάφορα είδη λογισμικού στην αγορά. Εάν πρέπει να ορίσετε έναν προϋπολογισμό, μάλλον θα πρέπει να περιοριστείτε στην περιήγηση σε προγράμματα που προσφέρουν τις δυνατότητες που χρειάζεστε και τα οποία πωλούνται με λογικό κόστος. Πολλοί επαγγελματίες χρησιμοποιούν εμπορικούς πόρους και συστάσεις συναδέλφων για να βρουν ένα πλαίσιο ροής εργασίας που έχει καλή φήμη.
Η ροή εργασίας περιγράφει τη διαδικασία από την οποία περνά ένα έγγραφο, από την εισαγωγή του σε ένα σύστημα μέχρι τη στιγμή της ολοκλήρωσής του. Στον ασφαλιστικό κλάδο, για παράδειγμα, η ροή εργασιών μπορεί να περιγράψει τη σειρά σταδίων από τα οποία περνά μια απαίτηση. Η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει τη στιγμή που ένας πελάτης υποβάλλει μια αξίωση και τελειώνει όταν μια αξίωση είτε απορρίπτεται είτε εγκρίνεται. Το πλαίσιο ροής εργασίας περιγράφει το μοντέλο ή το θεμέλιο που καθοδηγεί μια διαδικασία ροής εργασίας.
Για να επιλέξετε το καλύτερο πλαίσιο ροής εργασίας, θα πρέπει να καθορίσετε από τις δυνατότητες που μπορείτε να επωφεληθείτε περισσότερο. Ένα καλό πρώτο βήμα μπορεί να είναι να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση του τρέχοντος συστήματος ροής εργασίας σας. Προσδιορίστε πού μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες και πού είναι επιτυχημένες. Πολλοί διευθυντές επιλέγουν να προσλάβουν συμβούλους που μπορούν να παρέχουν πολύτιμα σχόλια. Ορισμένοι σύμβουλοι μπορούν επίσης να ενημερώσουν τους διευθυντές για τις τρέχουσες τάσεις και τεχνολογικές εξελίξεις που μπορεί να επηρεάσουν τις αποφάσεις τους.
Το λογισμικό που παρέχει υπηρεσίες ροής εργασίας κυμαίνεται από δωρεάν έως δαπανηρό. Για να διευκολύνετε τη διαδικασία επιλογής ενός πλαισίου ροής εργασίας, θα ήταν καλή ιδέα να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό. Το δωρεάν λογισμικό τείνει να είναι ανοιχτού κώδικα και χρησιμοποιείται συχνά από μικρότερες επιχειρήσεις με βασικές ανάγκες. Μεγαλύτερες εταιρείες και επιχειρήσεις με πολύπλοκες απαιτήσεις ροής εργασίας ενδέχεται να επωφεληθούν από πιο δαπανηρό λογισμικό που μπορεί να υποστηρίξει περισσότερους χρήστες και το οποίο μπορεί να προσφέρει μια σειρά προηγμένων υπηρεσιών.
Ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά του λογισμικού πλαισίου ροής εργασίας περιλαμβάνουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απλοποιούν την επικοινωνία και πρότυπα έγγραφα που μπορούν να βοηθήσουν τους επαγγελματίες σε συγκεκριμένους κλάδους να εξοικονομήσουν χρόνο. Πολλά προγράμματα καταγράφουν σημειώσεις σχετικά με το ποιος έχει λάβει ένα έγγραφο και ποιος έχει κάνει αλλαγές σε αυτό. Τα προγράμματα για βιομηχανίες στις οποίες η επικοινωνία με τους πελάτες είναι πρωταρχικός παράγοντας μπορεί να περιλαμβάνουν διεπαφές πελατών που είναι εύχρηστες για τους πελάτες.
Εάν διαπιστώσετε ότι εξετάζετε δύο προγράμματα ροής εργασίας που μοιάζουν αρκετά, ίσως είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε εμπορικούς πόρους, όπως ιστότοπους και περιοδικά. Τα άρθρα και οι κριτικές σχετικά με τα προγράμματα -πλαίσια ροής εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να μάθετε ποια είδη λογισμικού χρησιμοποιούνται συχνότερα. Οι εμπορικές εκθέσεις και οι συστάσεις συναδέλφων μπορούν επίσης να είναι χρήσιμοι πόροι.
SmartAsset.