Για να επιλέξετε το καλύτερο συνεργατικό λογισμικό ροής εργασίας, είναι πρώτα μια καλή ιδέα να προσδιορίσετε από τα χαρακτηριστικά που μπορεί να ωφεληθεί περισσότερο ο οργανισμός σας. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε έναν κλάδο όπως η διαφήμιση, μπορεί να χρειαστείτε λογισμικό που να επιτρέπει σε εσάς και τους συναδέλφους σας να επεξεργάζεστε και να επεξεργάζεστε εικόνες ή βίντεο. Ομοίως, οι επαγγελματίες που εργάζονται σε μια βιομηχανία υπηρεσιών ενδέχεται να χρειαστούν συνεργατικό λογισμικό ροής εργασίας που περιλαμβάνει μια φιλική προς τον χρήστη διεπαφή ιστού πελατών. Παράγοντες όπως η φήμη και το κόστος μπορούν επίσης να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή του καλύτερου προγράμματος.
Ένα πρόγραμμα ροής εργασίας είναι κάθε είδους λογισμικό υπολογιστή που επιτρέπει στους επαγγελματίες να ολοκληρώνουν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά έργα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα έγγραφο, φωτογραφία ή βίντεο περνάει από μια σειρά βημάτων ροής εργασίας, ξεκινώντας από τη στιγμή που μεταφορτώνεται σε ένα σύστημα και ολοκληρώνεται μετά την επιτυχή επεξεργασία του. Η συνεργατική ροή εργασίας περιγράφει μια διαδικασία που έχει σχεδιαστεί για να φιλοξενεί έναν αριθμό διαφορετικών χρηστών που συμβάλλουν στο ίδιο έγγραφο ροής εργασίας.
Κατά την επιλογή του καλύτερου προγράμματος συνεργατικής ροής εργασίας, ίσως είναι καλή ιδέα να προσδιορίσετε ποια είδη λογισμικού ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες του οργανισμού σας. Για παράδειγμα, μια επαγγελματική επιχείρηση φωτογραφίας χρειάζεται λογισμικό που περιλαμβάνει εργαλεία για την επεξεργασία εικόνων. Mightσως διαπιστώσετε ότι υπάρχει λογισμικό ροής εργασίας σχεδιασμένο αποκλειστικά για επαγγελματίες φωτογράφους. Ομοίως, μια ασφαλιστική εταιρεία μπορεί να βρει προγράμματα που περιλαμβάνουν πρότυπα και αυτοματοποιημένη διαδικασία σχεδιασμένη για την επεξεργασία των απαιτήσεων.
Εάν έχετε μικρότερη επιχείρηση και χρειάζεστε μόνο βοήθεια για την παρακολούθηση οικονομικών καταστάσεων, παραγγελιών και άλλων κοινών ειδών εγγράφων, ίσως να επωφεληθείτε από ένα βασικό πρόγραμμα ροής εργασίας. Αυτό το είδος λογισμικού περιλαμβάνει συνήθως πρότυπα εγγράφων που χρησιμοποιούνται συνήθως. Μπορεί επίσης να επιτρέψει στους χρήστες να σχεδιάσουν απλές διαδικασίες που συμβαίνουν καθημερινά.
Το λογισμικό συνεργατικής ροής εργασίας ανοιχτού κώδικα συχνά μπορεί να μεταφορτωθεί δωρεάν από το Διαδίκτυο. Αυτά τα προγράμματα τείνουν να είναι βασικά και ενδέχεται μερικές φορές να περιλαμβάνουν ατέλειες στο σχεδιασμό. Ωστόσο, επαγγελματίες με περιορισμένο προϋπολογισμό και χωρίς πολύπλοκες ανάγκες, ενδέχεται να επωφεληθούν από τις βασικές τους λειτουργίες. Άλλοι χρησιμοποιούν λογισμικό ανοιχτού κώδικα για να μάθουν για διάφορες λειτουργίες, αν και δεν εφαρμόζουν το λογισμικό στις καθημερινές τους λειτουργίες.
Οι επαγγελματίες που επιλέγουν συνεργατικό λογισμικό ροής εργασίας μπορεί επίσης να λάβουν υπόψη την ποιότητα και το κόστος των προγραμμάτων. Στην ιδανική περίπτωση, ένα άτομο μπορεί να επιλέξει ένα πρόγραμμα που προσφέρει τον μεγαλύτερο αριθμό χρήσιμων λειτουργιών στη χαμηλότερη τιμή. Αυτό το λογισμικό, ωστόσο, μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού σας. Μπορεί μακροπρόθεσμα να είναι πιο οικονομικά αποδοτικό να πληρώσετε λίγο παραπάνω για αξιόπιστο λογισμικό και το οποίο έχει τη φήμη αριστείας.
SmartAsset.