Το ταξίδι για να γίνει στέλεχος back office απαιτεί συνήθως έναν συνδυασμό εκπαίδευσης, εμπειρίας και χαρακτηριστικών προσωπικότητας, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για οργανωτικές ικανότητες και ικανότητες ανθρώπων. Το «back office» θεωρείται συνήθως ως η διοικητική καρδιά κάθε εταιρικής λειτουργίας. Μερικές από τις πιο κοινές θέσεις εργασίας που βρίσκονται εδώ είναι διοικητικές, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού υποστήριξης όπως γραμματείς και τεχνικοί βοηθοί. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις αυτοί οι υπάλληλοι χαμηλότερου επιπέδου εποπτεύονται ή διοικούνται από μια ομάδα στελεχών που είναι υπεύθυνα για να διασφαλίσουν ότι η απόδοσή τους είναι εξαιρετική και πραγματικά χρήσιμη. Μερικές φορές αυτά τα στελέχη ξεκινούσαν στις θέσεις που εποπτεύουν, αλλά όχι πάντα. Είναι εξίσου αν όχι συνηθέστερο για τις εταιρείες να αναθέτουν ηγέτες στο back office από άλλα τμήματα ή τμήματα. Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες θέσεις στελεχών, η αρχή ξεκινά σχεδόν πάντα με την πανεπιστημιακή εκπαίδευση, συνήθως σε μεταπτυχιακό επίπεδο. Απαιτείται επίσης συνήθως εργασία σε χαμηλότερο επίπεδο στην εταιρεία. Είναι συνήθως πολύ δύσκολο να προσληφθείτε σε αυτήν τη θέση αμέσως έξω από το σχολείο, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι ποτέ πολύ νωρίς για να αρχίσετε να σχεδιάζετε για τη μελλοντική σας επιτυχία.
Κατανόηση του Back Office γενικά
Οι περισσότερες εταιρείες λειτουργούν πιο ορατά μέσω αυτού που είναι γνωστό ως front office, το οποίο, όπως υποδηλώνει το όνομά του, περιλαμβάνει τα τμήματα και τα τμήματα που είναι πιο ορατά στους καταναλωτές, τους πελάτες και τους ανταγωνιστές. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται εδώ συχνά φαίνονται αμέσως από πολλούς εντός και εκτός της εταιρείας και είναι αυτό που σκέφτονται οι περισσότεροι όταν σκέφτονται την εταιρική εργασία – αλλά αντιπροσωπεύουν μόνο ένα κομμάτι από αυτό που συμβαίνει στην πραγματικότητα.
Τα πράγματα είναι πολύ διαφορετικά, αν και όχι λιγότερο σημαντικά, στο λεγόμενο back office, το οποίο είναι το τμήμα όπου διαχειρίζονται τις εσωτερικές υποθέσεις και λαμβάνονται οι απαραίτητες αποφάσεις για τις καθημερινές λειτουργίες. Τα στελέχη εδώ μπορεί να μην είναι τόσο ορατά, αλλά οι δουλειές τους – που μπορεί να περιλαμβάνουν ανθρώπινο δυναμικό και σχέσεις εργαζομένων, τεχνολογία και εσωτερική διοίκηση – συχνά βοηθούν την εταιρεία να διατηρήσει την αποτελεσματικότητα που της επιτρέπει να είναι κερδοφόρα και επιτυχημένη.
Κοινές Εκτελεστικές Θέσεις
Οι πιο κοινές εκτελεστικές θέσεις στο back office τείνουν να είναι διευθυντές και αντιπρόεδροι, οι περισσότεροι από τους οποίους λογοδοτούν στο μεγαλύτερο εκτελεστικό συμβούλιο της εταιρείας. Μπορεί να έχουν δικαιώματα ψήφου όταν πρόκειται για σημαντικές εταιρικές αποφάσεις και συνήθως επιβλέπουν επίσης πολλές ομάδες πολλών μεμονωμένων υπαλλήλων. Αν υποθέσουμε ότι μία από αυτές τις εργασίες απαιτεί συνήθως μεγάλη εξοικείωση με το τι, ακριβώς, η θέση εποπτεύει.
Ανάλογα με την εταιρεία, αυτές οι ομάδες μπορεί να βρίσκονται ή όχι στον ίδιο φυσικό χώρο. Οι μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες συχνά αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες ορισμένες εργασίες, ιδιαίτερα την τεχνολογία της πληροφορίας (ΤΠ), σε τοποθεσίες – μερικές φορές στο εξωτερικό – όπου η εργασία είναι λιγότερο δαπανηρή και πιο άμεσα διαθέσιμη. Τα στελέχη σε αυτού του είδους τις θέσεις διαχείρισης συχνά εργάζονται κυρίως για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών και τον καθορισμό πολιτικών που δημιουργούν μια περισσότερο ή λιγότερο ομοιόμορφη προσέγγιση. Εάν γίνετε εκτελεστικό στέλεχος που διαχειρίζεται πρακτικές πρόσληψης μιας μικρότερης εταιρείας, προφανώς θα έχετε διαφορετικό σύνολο ευθυνών, αλλά η κύρια ιδέα είναι η ίδια, δηλαδή η δημιουργία ενός θετικού και παραγωγικού περιβάλλοντος που θα υποστηρίζει τους πιο άμεσους στόχους η εταιρία.
Σημασία της Εκπαίδευσης και της Κατάρτισης
Η εκπαίδευση είναι ίσως το πιο σημαντικό πράγμα που διαφοροποιεί έναν υπάλληλο γραφείου από έναν υπάλληλο γραφείου. Οι θέσεις εργασίας σε αυτά τα γραφεία είναι συχνά αρχικού επιπέδου και ενδέχεται να μην απαιτούν πολλά ως προς την τυπική μάθηση. Η διαχείριση είναι συνήθως μια εντελώς άλλη ιστορία. Ένα πτυχίο είναι σχεδόν πάντα απαραίτητο, και συχνά απαιτείται μεταπτυχιακός τίτλος, συνήθως σε επιχειρήσεις ή σε σχετικό τομέα.
Ξεκινώντας μικρό
Συχνά είναι πραγματικά δύσκολο, αν όχι αδύνατο, να προσληφθείτε ως στέλεχος σε οποιονδήποτε τομέα χωρίς πρώτα να δημιουργήσετε κάποια σχετική εμπειρία. Η βασική διοικητική εργασία είναι συχνά χρήσιμη, αλλά αν πραγματικά ελπίζετε να αναλάβετε μια ηγετική θέση, πιθανότατα θα χρειαστείτε περισσότερα από την αρχική εργασιακή εμπειρία. Η αναζήτηση συνεργατικών θέσεων σε εταιρείες στον τομέα που σας ενδιαφέρει είναι συνήθως ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε και η εργασία ως σύμβουλος επιχειρήσεων μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε πολύτιμη και χρήσιμη εμπειρία. Το κύριο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να αποδείξετε στις εταιρείες ότι όχι μόνο έχετε τις δεξιότητες που απαιτούνται για να εργαστείτε σε ένα back office, αλλά είστε ικανοί να οδηγήσετε ανθρώπους, να επιτύχετε στόχους και να εφαρμόσετε θετικές αλλαγές.