Η επεξεργασία back office είναι η πράξη επεξεργασίας εγγράφων, ώστε οι παραγγελίες να περάσουν ή τα έγγραφα να τεθούν σε ισχύ. Εκτός από σπάνιες περιπτώσεις, όλη η επεξεργασία είναι τεχνικά back office. Ο όρος “back office processing” είναι ένας γενικός όρος που περιλαμβάνει την επεξεργασία σχεδόν οποιουδήποτε εγγράφου. υπάρχει μεταξύ άλλων επεξεργασία μισθοδοσίας, επεξεργασία τιμολογίου και επεξεργασία βάσης δεδομένων. Ενώ οι περισσότερες εταιρείες θα εκτελέσουν αυτήν την επεξεργασία στα δικά τους γραφεία, ορισμένες αναθέτουν σε άλλες εταιρείες που εκτελούν υπηρεσίες back office. Η επεξεργασία ενός εγγράφου μπορεί να γίνει χειροκίνητα, αυτόματα ή με συνδυασμό των δύο. οι περισσότερες επεξεργασίες στις αρχές του 21ου αιώνα είναι ένα μείγμα.
Όταν συμπληρώνεται μια φόρμα ή αρχείο, είτε από καταναλωτή είτε από υπάλληλο, πρέπει να υποβληθεί σε επεξεργασία ώστε να μπορεί να τεθεί σε ισχύ η φόρμα. Οι υπάλληλοι του back office – εργαζόμενοι που υποστηρίζουν την εταιρεία αλλά δεν τους βλέπουν οι πελάτες – εκτελούν αυτήν την επεξεργασία. Μερικές φορές ένας υπάλληλος του γραφείου θα εκτελέσει επεξεργασία, όπως ένας εκπρόσωπος της τράπεζας που επεξεργάζεται μια φόρμα μπροστά από έναν πελάτη για να καθορίσει εάν πληροί τις προϋποθέσεις για πιστωτική κάρτα, αλλά η περισσότερη επεξεργασία είναι επεξεργασία back office. Αυτό επιτρέπει στο γραφείο να αλληλεπιδρά με τον πελάτη, χωρίς ο πελάτης να κάθεται περιμένοντας να εισαχθεί μια φόρμα στον υπολογιστή.
Τα έγγραφα που χειρίζονται στην επεξεργασία back office ποικίλλουν. Οι υπάλληλοι του Back Office μπορούν να επεξεργάζονται αιτήματα μισθοδοσίας, τιμολόγια από προμηθευτές, χρέωση πελατών, έγγραφα επαλήθευσης και πολλά άλλα αρχεία και φόρμες. Εάν μια εταιρεία έχει ένα έντυπο ή αρχείο, συνήθως θα περάσει από αυτό το τμήμα back office κάποια στιγμή.
Εάν απαιτείται επεξεργασία back office, μπορεί να γίνει είτε εσωτερικά είτε από άλλη εταιρεία. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν εσωτερικό γραφείο, επειδή η εταιρεία μπορεί να επιβλέπει άμεσα τον υπάλληλο του γραφείου. Αυτό βοηθά στη διασφάλιση μικρότερης πιθανότητας κλοπής ή παραποίησης ευαίσθητων εγγράφων. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να αναθέσουν υπηρεσίες back office μέσω ανεξάρτητων επιχειρήσεων για την εκτέλεση των ίδιων καθηκόντων.
Η επεξεργασία των εγγράφων μπορεί να γίνει χειροκίνητα, αυτόματα ή με συνδυασμό των δύο. Η μη αυτόματη επεξεργασία back office δεν περιλαμβάνει υπολογιστή. Αντ ‘αυτού, ο υπάλληλος του γραφείου απλώς γράφει τις πληροφορίες σε ένα βιβλίο. Η αυτόματη επεξεργασία γίνεται εξ ολοκλήρου από υπολογιστή, χωρίς ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Η περισσότερη επεξεργασία περιλαμβάνει και τις δύο μεθόδους. ο υπάλληλος του back office θα εισάγει πληροφορίες σε έναν υπολογιστή και ο υπολογιστής θα προσθέσει το έγγραφο σε μια βάση δεδομένων και θα εκτελέσει τυχόν άλλα βήματα επεξεργασίας που απαιτούνται.
SmartAsset.