Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνετε τεχνικός συγγραφέας. Πολλοί άνθρωποι ασχολούνται με την τεχνική συγγραφή από έναν τεχνικό τομέα όπως η μηχανική ή η επιστήμη των υπολογιστών. Άλλοι έχουν παραδοσιακό υπόβαθρο γραφής, με πτυχίο αγγλικής γλώσσας ή επικοινωνίας. Οι περισσότεροι εργοδότες αναμένουν από έναν τεχνικό συγγραφέα να έχει πτυχίο, συνήθως σε τεχνική επικοινωνία ή σε συγκεκριμένο επιστημονικό ή τεχνολογικό τομέα, αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα πάντα απαραίτητο. Ένας ανεξάρτητος συγγραφέας, ειδικότερα, μπορεί να αξιολογηθεί περισσότερο από την εμπειρία παρά από την εκπαίδευση.
Κάποιος που θέλει να γίνει τεχνικός συγγραφέας θα πρέπει τουλάχιστον να εξετάσει τη λήψη σχετικού πτυχίου ή πιστοποίησης. Ένα πτυχίο αγγλικής γλώσσας μπορεί να είναι αρκετό για να εισέλθει στην πόρτα, αλλά μαθήματα τεχνικής επικοινωνίας ή σημαντικής εμπειρίας σε τεχνικό τομέα μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά. Ένα πτυχίο δημοσιογραφίας ή τεχνικής επικοινωνίας θα ήταν επίσης μια καλή βάση. Ένα εξαιρετικό υπόβαθρο για έναν τεχνικό συγγραφέα θα ήταν ένας συνδυασμός πτυχίου ή εμπειρίας σε τεχνικό τομέα και τάξεις γραφής ή επικοινωνίας.
Η πιστοποίηση μέσω κολλεγίου, πανεπιστημίου ή επαγγελματικού οργανισμού μπορεί επίσης να είναι επιθυμητή. Υπάρχει μια σειρά προγραμμάτων πιστοποίησης διαθέσιμα μέσω τοπικών ή περιφερειακών ιδρυμάτων και διαδικτυακά. Δεν είναι όλα αυτά νόμιμα, οπότε όποιος θέλει να γίνει τεχνικός συγγραφέας αποκτώντας πιστοποίηση θα πρέπει να ελέγξει προσεκτικά το πρόγραμμα πιστοποίησης πριν εγγραφεί.
Εκτός από τις τεχνικές γνώσεις και την ικανότητα γραφής, ένας τεχνικός συγγραφέας πρέπει συνήθως να έχει εμπειρία στη χρήση συγκεκριμένου λογισμικού. Υπάρχουν πολλά πακέτα λογισμικού που χρησιμοποιούνται στην τεχνική γραφή, από λογισμικό επεξεργασίας κειμένου έως εργαλεία συγγραφής βοήθειας (HATs). Πολλές τεχνικές θέσεις γραφής απαιτούν επίσης γνώση λογισμικού γραφικών, εφαρμογών δημοσίευσης επιφάνειας εργασίας (DTP) ή γλωσσών σήμανσης όπως η XML ή η LaTeX. Θα ωφελήσει ένα άτομο που εργάζεται για να γίνει τεχνικός συγγραφέας να μάθει να χρησιμοποιεί τουλάχιστον μερικά από αυτά τα εργαλεία.
Ο καλύτερος τρόπος για να γίνετε τεχνικός συγγραφέας είναι να υποβάλετε αίτηση για εργασία στην τεχνική γραφή. Οι τεχνικές εργασίες γραφής διαφημίζονται σχεδόν οπουδήποτε ότι δημοσιεύονται άλλες εργασίες γραφής, ειδικά σε διαδικτυακούς πίνακες εργασιών που απευθύνονται σε συγγραφείς και ελεύθερους επαγγελματίες. Οι εφημερίδες αναφέρουν συνήθως τοπικές θέσεις εργασίας για θέσεις εργασίας στην τεχνική επικοινωνία.
Οι βοηθοί σύνταξης και έρευνας συχνά προχωρούν σε τεχνικές εργασίες γραφής, οπότε οι αρχάριοι μπορεί να θέλουν να παρακολουθούν τις ευκαιρίες σε αυτές τις θέσεις. Επαγγελματικοί οργανισμοί, όπως η Εταιρεία Τεχνικής Επικοινωνίας (STC) – ένας διεθνής οργανισμός τεχνικών επικοινωνιών – διατηρούν εκτεταμένους πίνακες θέσεων εργασίας για τα μέλη τους. Ορισμένες από αυτές τις θέσεις εργασίας διαφημίζονται μόνο εντός του οργανισμού, οπότε η ιδιότητα μέλους είναι σίγουρα ένα πλεονέκτημα για όσους αναζητούν εργασία.