Η σύνταξη ενός αιτήματος παραίτησης μπορεί να εξαρτάται από το εάν κάνετε πολλά διαφορετικά πράγματα, συμπεριλαμβανομένης της συμπλήρωσης μιας συνοδευτικής επιστολής, μιας φόρμας αιτήματος και τη λήψη σημείωσης οποιασδήποτε απαιτούμενης τεκμηρίωσης. Ανάλογα με τις συνθήκες της παραίτησης και τον εμπλεκόμενο οργανισμό, οι απαιτήσεις μπορεί να είναι κάπως διαφορετικές σε διαφορετικές καταστάσεις. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, θα χρειαστεί να δώσετε μια εξήγηση ως προς το γιατί απαιτείται η παραίτηση. Επίσης, όταν γράφετε το αίτημα για παραίτηση, φροντίστε να προσέχετε τυχόν προθεσμίες.
Εάν συμπληρώσετε μια προεκτυπωμένη φόρμα, τότε η σύνταξη ενός αιτήματος παραίτησης είναι αυτονόητη. Απλώς ακολουθήστε τις οδηγίες και συμπληρώστε τα κενά όσο καλύτερα μπορείτε, φροντίζοντας να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες όπως απαιτείται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια φόρμα μπορεί να είναι το μόνο που θα πρέπει να συμπληρώσετε. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να σας ζητηθεί να υποβάλετε και μια κανονική επιστολή. Αυτή η επιστολή πρέπει να είναι μελετημένη και λογικά οργανωμένη.
Ανεξάρτητα από το είδος της επιστολής ή της αφήγησης που γράφετε, φροντίστε να αναφέρετε ξεκάθαρα το αίτημα στην αρχή. Εάν γράφετε μια μορφή σημείωσης ή ένα e-mail, συμπεριλάβετε τις λέξεις “αίτημα παραίτησης” στη γραμμή θέματος του e-mail. Εάν γράφετε μια πιο παραδοσιακή επιστολή, βεβαιωθείτε ότι το σημείο αίτησης παραίτησης αναφέρεται στην πρώτη παράγραφο, ακόμη και στην πρώτη πρόταση.
Η επόμενη παράγραφος θα πρέπει να εξηγήσει πώς πληροίτε τις απαιτήσεις που είναι απαραίτητες για τη χορήγηση αίτησης παραίτησης. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να τηρήσετε ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές για το εισόδημα προκειμένου να σας χορηγηθεί απαλλαγή, δηλώστε με σαφήνεια το εισόδημά σας και πώς μπορείτε να τις εκπληρώσετε. Εάν επιθυμείτε να λάβετε ιατρική απαλλαγή για να ταξιδέψετε ή να παίξετε ένα άθλημα, εξηγήστε τι έχουν πει γιατροί ή άλλοι επαγγελματίες του ιατρικού τομέα για την κατάστασή σας. Πάρτε κάθε απαίτηση για παραίτηση σημείο προς σημείο για να βεβαιωθείτε ότι όλα εξηγούνται μεθοδικά.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι καλό να εξηγήσετε επίσης τι θα σήμαινε η παραίτηση για εσάς προσωπικά. Εάν μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ φοίτησης στο κολέγιο και μη φοίτησης στο κολέγιο, αυτό θα μπορούσε να είναι ισχυρό κίνητρο σε περιπτώσεις όπου οι κατευθυντήριες γραμμές είναι ευέλικτες ή όσοι εξετάζουν τις παραιτήσεις μπορούν να πάρουν τις δικές τους αποφάσεις. Αν και αυτό μπορεί να μην είναι απαραίτητο, θα μπορούσε να βοηθήσει. Ωστόσο, αποφύγετε να ακούγεστε μελοδραματικό ή να χρησιμοποιείτε γλώσσα που είναι υπερβολικά συναισθηματική.
Εάν συμπεριλάβετε δικαιολογητικά, σημειώστε το ή πείτε στο μέρος πότε να περιμένει ότι θα φτάσουν αυτές οι πληροφορίες. Είναι πάντα καλό να παρέχετε ένα χρονοδιάγραμμα και μια μέθοδο παράδοσης, εάν τα έγγραφα δεν αποστέλλονται ταυτόχρονα. Εξηγήστε, αν είναι δυνατόν, γιατί τα έγγραφα δεν στάλθηκαν όλα μαζί.
Η τελευταία παράγραφος της επιστολής αίτησης θα πρέπει να δηλώνει την προθυμία σας να διαθέσετε τον εαυτό σας σε περίπτωση που προκύψουν περισσότερες ερωτήσεις. Εάν δεν έχετε ήδη δώσει στοιχεία επικοινωνίας, αυτό θα ήταν ένα καλό μέρος για να τα παρέχετε. Διαφορετικά, δηλώστε πού αλλού αναφέρονται τα στοιχεία επικοινωνίας σας και δώστε τις κατάλληλες ώρες για να επικοινωνήσουμε μαζί σας μέσω τηλεφώνου.