Μια επιστολή παραίτησης είναι ένα επίσημο έγγραφο που υποδεικνύει ότι ένας υπάλληλος σχεδιάζει να αποχωρήσει από μια εταιρεία. Η συγγραφή επιστολής παραίτησης αναμένεται στις περισσότερες θέσεις εργασίας και είναι επίσης ένα σεβασμό. Ακόμη και αν κάποιος παραιτηθεί προφορικά σε μια συνομιλία με έναν επόπτη, εξακολουθεί να είναι σκόπιμο να υποβληθεί μια επιστολή παραίτησης. Η συγγραφή της επιστολής δεν πρέπει επίσης να είναι αγγαρεία, διότι από τη φύση τους, οι επιστολές παραίτησης είναι σύντομες και επίκαιρες.
Το βασικό πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε κατά τη σύνταξη επιστολής παραίτησης είναι ότι η επιστολή πρέπει να παραμείνει θετική. Αυτό συμβαίνει επειδή το γράμμα παραμένει στο αρχείο της εταιρείας και μπορεί να το δουν πολλοί διαφορετικοί άνθρωποι που θα θυμούνται τον τόνο της επιστολής όταν τους ζητείται αναφορά για έναν πρώην υπάλληλο. Επιπλέον, το να παραμένετε θετικοί σε μια επιστολή παραίτησης μπορεί να βοηθήσει μια δουλειά να τελειώσει με μια καλή νότα, παρά με μια ξινή.
Τουλάχιστον, μια επιστολή παραίτησης πρέπει να αναφέρει τη θέση από την οποία αποχωρεί το άτομο και την ημερομηνία κατά την οποία η παραίτηση θα τεθεί σε ισχύ. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να συμβουλευτούν τα εγχειρίδια των εργαζομένων τους για να καθορίσουν πόση προειδοποίηση θα πρέπει να δώσουν, με δύο εβδομάδες να είναι τυπικές. Στην περίπτωση κάποιου σε σημαντική θέση που σχεδιάζει έξοδο, η συζήτηση για την πραγματική ημερομηνία της παραίτησης με διευθυντές και συναδέλφους είναι συνηθισμένη, οπότε η ημερομηνία στην επιστολή δεν θα είναι έκπληξη.
Ενώ μια επιστολή παραίτησης μπορεί να σταματήσει εδώ, οι περισσότεροι άνθρωποι περιλαμβάνουν επίσης ένα σύντομο σημείωμα που εκφράζει την εκτίμησή του για τον χρόνο που πέρασαν στην εταιρεία και μετανιώνει που αναγκάστηκε να φύγει. Ακόμα και σε περιπτώσεις όπου οι άνθρωποι ζουν με πικρούς όρους, θα πρέπει να μπορούν να βρουν κάτι θετικό να πουν, ακόμα κι αν πρόκειται για ένα λευκό ψέμα. Το να λέω «Μου άρεσε να δουλεύω με όλους στην εταιρεία Υ» ή «Η εταιρεία Χ μου επέτρεψε να εμπλακώ σε πολλά ενδιαφέροντα και εκπληκτικά έργα» εκφράζει την εκτίμηση, την οποία θα θυμούνται οι επόπτες.
Οι εργαζόμενοι δεν είναι υποχρεωμένοι να αιτιολογήσουν τις παραιτήσεις τους, αν και ορισμένοι μπορεί να επιλέξουν να αποκαλύψουν λόγους όπως η μετεγκατάσταση ή η αλλαγή σταδιοδρομίας. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι προσεκτικοί σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο λένε αυτές τις γνωστοποιήσεις για να βεβαιωθούν ότι δεν ρίχνουν αναφορές στις θέσεις εργασίας και τις εταιρείες που αποχωρούν. Για παράδειγμα, το να λέτε «μετακομίζω στη Γερμανία για καλύτερη δουλειά» είναι ένα όχι-όχι, αλλά «μετακομίζω στη Γερμανία για να αναζητήσω νέες ευκαιρίες για επαγγελματική εξέλιξη» λέει ουσιαστικά το ίδιο πράγμα, με πολύ πιο ευγενικό και αποδεκτό τρόπο Το
Παρά τα πολύ δημοσιευμένα και συχνά διαδεδομένα στοιχεία για το αντίθετο, οι υπάλληλοι δεν πρέπει να αναφέρουν τις καταγγελίες με μια εταιρεία σε επιστολή παραίτησης. Αυτά τα παράπονα θα έπρεπε να έχουν υποβληθεί από τους επόπτες και τα άλλα μέλη της εταιρείας πριν από την παραίτηση και δεν πρέπει να αναφέρονται ή να συζητούνται σε επιστολή παραίτησης, καθώς μπορούν να μειώσουν τον συνολικό ευγενικό και θετικό τόνο που θα πρέπει να χαρακτηρίζει επίσημη παραίτηση.
SmartAsset.