Το ιδανικό σημείωμα συμπάθειας θα είναι σύντομο, θετικό και υποστηρικτικό για την οικογένεια. Αν κάποιος δεν «ξέρει ποτέ τι να πει» σε τέτοιες περιπτώσεις, αρκεί το «λυπάμαι και η οικογένειά σου θα είναι στις σκέψεις και τις προσευχές μου». Η αποστολή του σημειώματος είναι το σημαντικό μέρος, όχι η ευγλωττία ή η έλλειψή του.
Το σημείωμα συμπάθειας υπάρχει εδώ και πολλά χρόνια, καθώς οι άνθρωποι γενικά θέλουν να δείξουν σε έναν φίλο ή αγαπημένο τους πρόσωπο ότι τους θυμούνται την ώρα της θλίψης τους. Το σημείωμα συμπάθειας είναι ένα πολιτισμένο έθιμο και έχει διαρκέσει όσο οι άνθρωποι έχουν εκφράσει τα συναισθήματά τους χρησιμοποιώντας τον γραπτό λόγο.
Πολλά έθιμα επισημοποιήθηκαν τον 18ο και 19ο αιώνα, και ένα ήταν το σημείωμα συμπάθειας. Το σημείωμα εστάλη συχνά σε χαρτικά με μαύρα περιθώρια ή χαρτόνι, που ταίριαζε στο ζοφερό θέμα του. Μερικές φορές παραδίδονταν με το χέρι στο σπίτι, αλλά καθώς η αλληλογραφία γινόταν πιο αξιόπιστη, αποστέλλονταν και με αυτόν τον τρόπο.
Το σημείωμα συμπαράστασης μπορεί να σταλεί αμέσως μόλις κάποιος μάθει για έναν θάνατο, αλλά μπορεί επίσης να σταλεί μετά την κηδεία ή μερικές εβδομάδες αργότερα. Μερικές φορές το χειρότερο μέρος ενός θανάτου είναι αφότου έχουν ολοκληρωθεί όλες οι ρυθμίσεις και μνημονεύεται το αγαπημένο πρόσωπο. Το σοκ αρχίζει να υποχωρεί και οι άνθρωποι συχνά βρίσκουν τις λίγες εβδομάδες μετά την κηδεία να είναι αφόρητα άδειες. Ένα σημείωμα συμπάθειας αυτή τη στιγμή μπορεί να είναι απλώς η επίδειξη υποστήριξης και φιλίας που χρειάζεται το άτομο που θρηνεί.
Μια σημείωση συμπάθειας δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη, περίτεχνη ή αφύσικα εύγλωττη. Μπορεί απλώς να εκφράσει τη λύπη για την απώλεια και τη διαβεβαίωση ότι το άτομο βρίσκεται στις σκέψεις ή/και τις προσευχές του αποστολέα. Εάν ο αποστολέας γνώριζε προσωπικά τον αποθανόντα, μπορεί να συμπεριληφθεί μια σύντομη, χαρούμενη ανάμνηση, όπως: «Θυμάμαι πώς η μαμά σου πάντα μας έφτιαχνε μπισκότα μετά το σχολείο και πόσο διασκεδαστική ήταν».
Αυτά τα λόγια φέρνουν μεγάλη παρηγοριά στις οικογένειες. Γνωρίζουν ότι το αγαπημένο τους πρόσωπο ήταν σημαντικό για τους άλλους και αυτό είναι ζωτικής σημασίας για να προχωρήσουμε στη διαδικασία του πένθους. Θλιβερές αναμνήσεις ή άσχημα χαρακτηριστικά χαρακτήρα δεν πρέπει ποτέ να αναφέρονται σε ένα σημείωμα συμπάθειας. Αυτό είναι το ύψος του φτωχού γούστου και τα όρια της σκληρότητας.