Μια επιστολή χορηγίας είναι ένα αίτημα για χρηματοδότηση ή προμήθειες για ένα δεδομένο έργο. Οι επιστολές χορηγίας μπορούν να σταλούν σε φίλους και συγγενείς, συναδέλφους, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ακόμη και σε εταιρείες για να λάβουν χρηματοδότηση για μια ποικιλία έργων. Αν και ορισμένες θετικές απαντήσεις θα βασίζονται στη φύση του έργου, η σύνταξη μιας προσωπικής, συγκινητικής και αποτελεσματικής επιστολής χορηγίας μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση των πιθανοτήτων λήψης της απαιτούμενης χρηματοδότησης ή των ζητούμενων αντικειμένων.
Όταν γράφετε μια επιστολή χορηγίας, είναι σημαντικό να κάνετε κάποια έρευνα σχετικά με τους πιθανούς δωρητές. Εάν ο αποδέκτης είναι εταιρεία ή μη κερδοσκοπικός όμιλος, μάθετε εάν η εταιρεία έχει ιστορικό παρόμοιων δωρεών και ευχαριστήστε τον όμιλο για τις ήδη υπάρχουσες προσπάθειές του. Η έρευνα μπορεί επίσης να βοηθήσει στον περιορισμό της λίστας των πιθανών δωρητών σε αυτούς που φαίνονται ικανοί και πρόθυμοι να δωρίσουν. μια εταιρεία με ιστορικό δωρεών σε ομάδες ανακούφισης από καταστροφές, για παράδειγμα, μπορεί να ταιριάζει με ένα σχολείο ή μια πυροσβεστική που προσπαθεί να συγκεντρώσει κεφάλαια για εξοπλισμό έκτακτης ανάγκης ή προγράμματα εκπαίδευσης. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην εξέταση της οικονομικής κατάστασης του αποδέκτη. εάν ένας πιθανός δωρητής έχασε πρόσφατα χρήματα ή κήρυξε πτώχευση, μπορεί να μην είναι συνετό να του γράψετε μια επιστολή χορηγίας.
Προσπαθήστε να βρείτε το όνομα του ατόμου στον οργανισμό που χειρίζεται χορηγίες και δωρεές. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η επιστολή θα πάει στο σωστό άτομο και επίσης βοηθά στην εξατομίκευση του αιτήματος. Μια απλή κλήση στον οργανισμό μπορεί συνήθως να οδηγήσει στη σωστή επαφή εντός της εταιρείας. Εάν στέλνετε σε ένα άτομο, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομα του ατόμου στον χαιρετισμό, αντί να πείτε «Αγαπητέ κύριε» ή «Σε ποιον μπορεί να αφορά».
Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της σύνταξης μιας επιστολής χορηγίας είναι η περιγραφή του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματα ή οι προμήθειες και γιατί είναι απαραίτητα. Αυτό είναι το μέρος για να περιγράψει όλο το πάθος και τη σκληρή δουλειά που περιλαμβάνεται στο έργο, το οποίο ελπίζουμε ότι θα προκαλέσει μια θετική ανταπόκριση από τον αναγνώστη. Η περιγραφή πρέπει να είναι προσωπική και ειλικρινής, αλλά όχι ικετευτική, παθητική-επιθετική ή σκληρή με οποιονδήποτε τρόπο. Μπορεί να σας βοηθήσει να συμπεριλάβετε συγκεκριμένες ιστορίες σχετικά με το έργο και όχι γενικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, σε έναν οργανισμό που τροφοδοτεί οικογένειες που πλήττονται από τη φτώχεια, αφηγηθείτε την ιστορία μιας συγκεκριμένης οικογένειας, αντί να εξηγήσετε απλώς ότι το φαγητό δίνεται στους ανθρώπους.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιστολή χορηγίας θα πρέπει να περιλαμβάνει οποιαδήποτε οφέλη θα λάβει ένας εξατομικευμένος ή οργανισμός σε αντάλλαγμα για τη δωρεά ή τη βοήθειά του. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διαγραφές φόρου, ειδική μνεία ή πίστωση ή ακόμα και μπλουζάκι. Εάν ο δότης είναι παθιασμένος με την αιτία, αυτός ή αυτή πολλοί δεν ενδιαφέρονται απαραίτητα για αυτά τα μπόνους, αλλά παρόλα αυτά μπορούν να χρησιμεύσουν ως κίνητρο.
Μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε μια λίστα με το τι ακριβώς χρειάζεται από έναν χορηγό. Για τον εξοπλισμό μιας παιδικής ομάδας μπάσκετ, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον συγκεκριμένο αριθμό στολών, σωστά παπούτσια, προμήθειες μπάσκετ και εξοπλισμό προπόνησης. Ορισμένοι δωρητές μπορεί να είναι πιο πρόθυμοι να παράσχουν συγκεκριμένα αγαθά από το να γράψουν απλώς μια επιταγή, αλλά συνήθως συνιστάται επίσης να δίνεται η επιλογή δωρεάς κεφαλαίων. Μπορεί να βοηθήσει τους δωρητές να αισθάνονται πιο εμπλεκόμενοι και σημαντικοί για τον οργανισμό εάν μπορούν να δουν ακριβώς πώς θα χρησιμοποιηθεί η χορηγία τους.