Μερικές φορές είναι απαραίτητο για έναν καταναλωτή να γράψει μια επιστολή διαφωνίας πιστωτικής κάρτας σε έναν εκδότη πιστωτικής κάρτας σχετικά με μια σύγκρουση που δεν μπορεί να επιλυθεί. Ωστόσο, ένας καταναλωτής θα πρέπει να καταφύγει σε αυτό μόνο αφού πρώτα μιλήσει με τον εκδότη. Εάν αυτή η μέθοδος δεν φέρει λύση στην ασυμφωνία, όπως μια διπλή ή μη εξουσιοδοτημένη χρέωση, τότε ο καταναλωτής πρέπει να γράψει μια επιστολή εντός 60 ημερών από την ημερομηνία στην εσφαλμένη δήλωση χρέωσης.
Για να συντάξει μια επιστολή αμφισβήτησης πιστωτικής κάρτας, ένας καταναλωτής πρέπει να έχει ένα αντίγραφο όλων των αποδείξεων πώλησης που σχετίζονται με τα ελαττωματικά στοιχεία χρέωσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται για αποδείξεις από βενζινάδικα και εστιατόρια, όπως σε περιπτώσεις που ένας σερβιτόρος έχει παρερμηνεύσει ένα φιλοδώρημα. Άλλες πληροφορίες που απαιτεί ένας καταναλωτής για την υποβολή επιστολής αμφισβήτησης πιστωτικής κάρτας περιλαμβάνουν την ημερομηνία της εσφαλμένης συναλλαγής, το όνομα του εμπόρου που διεκπεραίωσε τη συναλλαγή, τη διεύθυνση του εμπόρου και την αμφισβητούμενη αξία χρέωσης.
Η σύνταξη της πραγματικής επιστολής αμφισβήτησης της πιστωτικής κάρτας συνεπάγεται την εξήγηση γιατί η σχετική χρέωση είναι ελαττωματική και ποια μέτρα έχουν ληφθεί μέχρι στιγμής για την επίλυση του ζητήματος. Συνιστάται ο καταναλωτής να γράψει χειρόγραφα την επιστολή για αυθεντικότητα. Επιπλέον, ο καταναλωτής θα πρέπει να προσπαθήσει να γράψει με ενεργό τόνο, χρησιμοποιώντας έντονες λέξεις όπως λανθασμένες και μη επαληθεύσιμες. Τόσο το να αφιερώσετε χρόνο για να γράψετε το γράμμα με το χέρι, όσο και με τη χρήση ακριβούς και ισχυρής γλώσσας, μπορεί να κάνει την εταιρεία της πιστωτικής κάρτας να λάβει τη διαφορά πιο σοβαρά.
Επίσης απαιτείται η ημερομηνία και η προσωπική υπογραφή. Ένας καταναλωτής θα πρέπει επίσης να επικοινωνήσει με τον εκδότη της πιστωτικής κάρτας για να βεβαιωθεί ότι δεν έχουν παραλειφθεί οι απαιτούμενες πληροφορίες, καθώς ορισμένες εταιρείες μπορεί να έχουν επιπλέον απαραίτητα στοιχεία. Εάν υπάρχουν πολλές διαφορές, τότε η καθεμία απαιτεί τη δική της ξεχωριστή επιστολή.
Μετά την προετοιμασία μιας επιστολής αμφισβήτησης πιστωτικής κάρτας, ένας καταναλωτής θα πρέπει να περιμένει τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν προβεί σε περαιτέρω ενέργειες, όπως να τηλεφωνήσει στην εταιρεία της πιστωτικής κάρτας. Συνήθως απαιτούνται 30 ημέρες από τον εκδότη της πιστωτικής κάρτας για να απαντήσει, αλλά σύμφωνα με την ομοσπονδιακή νομοθεσία, η εταιρεία πρέπει να επιλύσει το πρόβλημα εντός δύο κύκλων χρέωσης ή το πολύ 90 ημερών.
Μια εταιρεία πιστωτικών καρτών συνήθως επιλύει μια διαφορά πιστωτικής κάρτας με πίστωση του λογαριασμού του καταναλωτή. Σε περίπτωση που η εταιρεία απορρίψει την επιστολή του καταναλωτή, ο καταναλωτής μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει αγωγή για διαφορά πιστωτικής κάρτας. Αυτή η επιλογή θα πρέπει να επιδιωχθεί μόνο εάν η ελαττωματική αξία είναι πάνω από 250 δολάρια ΗΠΑ (USD), γιατί διαφορετικά τα σχετικά δικαστικά έξοδα θα είναι πιθανότατα πολύ μεγαλύτερα από την ελαττωματική αξία.