Η σύνταξη μιας επιστολής είσπραξης χρεών περιλαμβάνει την προετοιμασία μιας επιχειρηματικής επιστολής που προσδιορίζει σαφώς τον σκοπό της και συμμορφώνεται με τους νόμους της δικαιοδοσίας σας για τις πρακτικές είσπραξης. Συνήθως θα πρέπει να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το χρέος που προσπαθείτε να εισπράξετε και το οφειλόμενο ποσό. Σε ορισμένες χώρες, μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να συμπεριλάβετε γλώσσα που δίνει στον οφειλέτη 30 ημέρες για να αμφισβητήσει την εγκυρότητα του χρέους και να ακολουθήσει μια τυπική μορφή επιστολής είσπραξης οφειλών. Ενώ οι εισπράκτορες χρεών μπορεί να είναι σταθεροί, οι περισσότερες δικαιοδοσίες έχουν νόμους κατά της χρήσης ψεμάτων, απειλών και τακτικών εκφοβισμού για την είσπραξη χρεών. Στην πραγματικότητα, μπορεί να κάνετε καλά να ξεκινήσετε ακολουθώντας μια πιο ήπια προσέγγιση για την είσπραξη ενός χρέους και σταδιακά να ανταποκριθείτε σε πιο σταθερά αιτήματα πληρωμής.
Όταν χρειάζεται να γράψετε μια επιστολή είσπραξης οφειλών, το πρώτο σας βήμα μπορεί να είναι να μάθετε τους νόμους είσπραξης στην περιοχή σας. Μπορεί να χρειαστεί να γράψετε μια επιστολή σε συγκεκριμένη μορφή ή να αποφύγετε ορισμένους τύπους δηλώσεων σε διαδικασίες νομικών εισπράξεων. Σε ορισμένα μέρη, μπορεί να σας ζητηθεί να προσδιορίσετε ότι ο σκοπός της επιστολής είναι η είσπραξη ενός χρέους ή συγκεκριμένα να προσδιορίσετε τον εαυτό σας ως εισπράκτορα οφειλών. Ομοίως, μπορεί να σας ζητηθεί να ενημερώσετε τον παραλήπτη της επιστολής ότι θα χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις πληροφορίες που λάβετε για την είσπραξη της οφειλής.
Συνήθως, πρέπει να ημερομηνία μια επιστολή είσπραξης οφειλών και ορισμένες δικαιοδοσίες μπορεί να σας ζητήσουν να δηλώσετε ότι ο παραλήπτης έχει 30 ημέρες για να αμφισβητήσει την εγκυρότητα του χρέους. Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να δώσετε τη διεύθυνση της επιχείρησής σας καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας. Εάν η διεύθυνση στην οποία θέλετε να λαμβάνετε πληρωμές διαφέρει από τη φυσική διεύθυνση της εταιρείας σας, ίσως χρειαστεί να δώσετε και τη φυσική διεύθυνση.
Το σώμα της επιστολής είσπραξης χρεών σας θα πρέπει να είναι σαφές και εύκολο να κατανοηθεί. Συνήθως, θα πρέπει να προσδιορίσετε το χρέος που προσπαθείτε να εισπράξετε και το οφειλόμενο ποσό. Εάν εισπράττετε ένα χρέος για άλλη εταιρεία, ίσως χρειαστεί να προσδιορίσετε και αυτήν την εταιρεία. Μια επιστολή είσπραξης οφειλών πρέπει να περιέχει μόνο αληθείς πληροφορίες. Τα περισσότερα μέρη έχουν νόμους κατά της χρήσης ψεμάτων για την είσπραξη χρεών, και το ίδιο ισχύει για τις απειλές και τις τακτικές εκφοβισμού.
Συχνά, μια αρχική επιστολή είσπραξης χρεών χρησιμεύει ως μια ήπια υπενθύμιση ότι οφείλονται χρήματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας οφειλέτης μπορεί να ξεχάσει να πληρώσει έναν λογαριασμό ή να αντιμετωπίσει προσωρινά οικονομικά προβλήματα. Σε μια τέτοια περίπτωση, η έναρξη γραπτών διαδικασιών είσπραξης με ένα πιο φιλικό σημείωμα μπορεί να τον ενθαρρύνει να πληρώσει πιο γρήγορα. Εάν αυτό δεν λειτουργήσει, ίσως χρειαστεί να στείλετε γράμματα που έχουν σταδιακά πιο σταθερό τόνο.