Η διαδικασία λήψης πιστοποιητικού θανάτου εξαρτάται από την τοποθεσία. Κάθε μέρος έχει τις δικές του διαδικασίες, έντυπα και πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη πιστοποιητικού θανάτου. Πολλά μέρη απαιτούν ορισμένα από τα ίδια στοιχεία, όπως πληροφορίες σχετικά με το εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις για πιστοποιητικό με αιτία θανάτου, πληροφορίες σχετικά με το άτομο που ζητά το πιστοποιητικό, πληροφορίες σχετικά με το άτομο που αναφέρεται στο πιστοποιητικό, τύπο πιστοποιητικού που απαιτείται και πληρωμή για το πιστοποιητικό .
Τα περισσότερα μέρη, λόγω των νόμων περί απορρήτου, έχουν περιορισμούς σχετικά με το ποιος μπορεί να λάβει πιστοποιητικό θανάτου που να αναφέρει την αιτία θανάτου. Γενικά, ο σύζυγος, τα παιδιά, τα εγγόνια, οι γονείς και τα αδέρφια είναι τα μόνα άτομα που μπορούν να ζητήσουν πιστοποιητικό θανάτου που περιλαμβάνει την αιτία θανάτου. Άλλα άτομα μπορούν να ζητήσουν πιστοποιητικό θανάτου, αλλά δεν θα αναφέρει την αιτία θανάτου. Ορισμένες τοποθεσίες, αφού περάσουν ορισμένα χρόνια και δεν ισχύουν πλέον οι νόμοι περί απορρήτου, επιτρέπουν στα μέλη του ευρύτερου κοινού να λάβουν πιστοποιητικό θανάτου που αναφέρει την αιτία θανάτου.
Όταν ζητάτε πιστοποιητικό θανάτου, πιθανότατα θα χρειαστεί να συμπληρώσετε μια φόρμα με τα προσωπικά σας στοιχεία. Αυτές είναι γενικά βασικές πληροφορίες όπως το όνομά σας, η διεύθυνσή σας και ο λόγος του αιτήματός σας. Εκτός από τα προσωπικά σας στοιχεία, θα σας ζητηθεί να παράσχετε πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που αναφέρεται στο πιστοποιητικό θανάτου. Μπορεί να χρειαστείτε το όνομα του ατόμου, τον τόπο θανάτου και την ημερομηνία θανάτου.
Μέρος της φόρμας που θα συμπληρώσετε μπορεί να ζητά τον τύπο του πιστοποιητικού θανάτου που απαιτείται. Γενικά θα έχετε δύο επιλογές για τον τύπο του πιστοποιητικού. Το ένα μπορεί να είναι κάποιο είδος επικυρωμένου αντιγράφου και το άλλο μπορεί να είναι κανονικό αντίγραφο. Μπορεί να υπάρχει διαφορά τιμής μεταξύ των διαφόρων αντιγράφων, επομένως είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιον τύπο πιστοποιητικού χρειάζεστε πριν παραγγείλετε ένα.
Τα περισσότερα μέρη θα απαιτούν πληρωμή για να λάβουν πιστοποιητικό θανάτου. Αυτή είναι συνήθως μια πολύ ονομαστική χρέωση που χρησιμοποιείται για την κάλυψη των εξόδων αντιγραφής και αποστολής. Εάν ταχυδρομήσετε το αίτημα, γενικά θα σας ζητηθεί να ταχυδρομήσετε μια επιταγή ή χρηματικό ένταλμα για να πληρώσετε το τέλος. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τον τύπο πιστοποιητικού που χρειάζεστε, ώστε να μπορείτε να αποφύγετε να πληρώσετε για περισσότερα από ένα πιστοποιητικά εάν αρχικά ζητηθεί το λάθος. Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της ταυτότητάς σας με φωτογραφία, όπως άδεια οδήγησης ή στρατιωτική ταυτότητα, για να βεβαιωθείτε ότι είστε το κατάλληλο άτομο που ζητά το πιστοποιητικό θανάτου.