Το γραμμάτιο είναι ένα νομικό έγγραφο, και παρόλο που είναι σχετικά βασικό, η σύνταξη ενός είναι συχνά κάτι σαν έντεχνο εγχείρημα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι σημειώσεις πρέπει να αναφέρουν το όνομα των εμπλεκόμενων μερών, το συνολικό ποσό του δανείου και τους όρους αποπληρωμής. Οποιαδήποτε ασφάλεια, συμφέρον ή άλλες εκτιμήσεις πρέπει επίσης να κατονομάζονται και το έγγραφο συνήθως πρέπει να υπογράφεται και από τα δύο μέρη. Αν και ορισμένα δωρεάν πρότυπα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο και σε βιβλία, είναι συνήθως καλή ιδέα να ερευνήσετε τουλάχιστον τους κανόνες της δικαιοδοσίας σας προτού υποθέσετε ότι μια σημείωση που θα γράψετε θα είναι δεσμευτική.
Η αναγνώριση του δανειστή και του δανειολήπτη είναι συνήθως το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν καθίσετε για να γράψετε ένα γραμμάτιο υπόσχεσης. Αναφέρετε το πλήρες όνομα κάθε συμβαλλόμενου μέρους, καθώς και την ημερομηνία — τόσο την ημερομηνία της συναλλαγής που προκλήθηκε όσο και την ημερομηνία σύνταξης του σημειώματος. Πολλά έγγραφα που συντάσσονται από δικηγόρους χρησιμοποιούν αρχαϊκή γλώσσα και φανταχτερές στροφές φράσεων για τον προσδιορισμό των βασικών παικτών, αλλά αυτό συνήθως δεν απαιτείται. Εφόσον προσδιορίζετε ξεκάθαρα ποιος εμπλέκεται, ακόμη και η πιο απλή γλώσσα είναι συνήθως επαρκής.
Αφού ονομάσετε τα μέρη, περιγράψτε τη συναλλαγή. Γράψτε ποιος έδωσε τι σε ποιον και καταγράψτε τους όρους της ανταλλαγής. Το ακριβές ποσό καθώς και το μέσο – δηλαδή εάν το δάνειο πρόκειται να καταβληθεί σε μετρητά, επιταγή ή πιστοποιημένο ομόλογο, για παράδειγμα – μπορεί να φαίνεται πολύ προφανές για να σημειωθεί, αλλά μπορεί να βοηθήσει να διευκρινιστεί τόσο τι συνέβη όσο και πώς. Ένας από τους στόχους όταν γράφετε ένα γραμμάτιο είναι να συλλάβετε την ουσία της συναλλαγής δανείου με τέτοιο τρόπο ώστε ένας εξωτερικός παρατηρητής ή δικαστής να μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να αναδημιουργήσει ακριβώς αυτό που συνέβη όταν συνήφθη η συμφωνία.
Το επόμενο πράγμα που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι το σχέδιο αποπληρωμής. Εάν ο δανειολήπτης πρόκειται να αποπληρώσει τα χρήματα με δόσεις, καθορίστε όλες τις ημερομηνίες κατά τις οποίες οφείλονται οι πληρωμές. Θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί ο τρόπος λήψης των πληρωμών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον τύπο πληρωμής καθώς και την τοποθεσία.
Για να συντάξετε ένα γραμμάτιο που θα είναι χρήσιμο σε περίπτωση μη πληρωμής, είναι σημαντικό να έχετε ορίσει πρώτα τους όρους. Χωρίς κάποια στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι τα μέρη συμφώνησαν να κάνουν και να λαμβάνουν πληρωμές με συγκεκριμένο τρόπο, οι διαφωνίες συχνά καταλήγουν σε απλές αναμνήσεις. Οι μάχες για το ποιος είπε τι σπάνια πείθουν στο δικαστήριο.
Τυχόν οφειλόμενοι τόκοι θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται καθώς γράφετε ένα γραμμάτιο υπόσχεσης. Μπορεί επίσης να συμπεριληφθεί το αν ο δανειολήπτης μπορεί να επιταχύνει την πληρωμή ή όχι υπερπληρώνοντας ή πληρώνοντας το κεφάλαιο, το οποίο τείνει να μειώνει τις πληρωμές τόκων με την πάροδο του χρόνου. Οποιαδήποτε εγγύηση δανείου θα πρέπει επίσης να προσδιορίζεται.
Οι υπογραφές είναι συνήθως μια σταθερή απαίτηση για οποιοδήποτε διαπραγματεύσιμο μέσο ή τραπεζογραμμάτιο, και τα γραμμάτια υπόσχεσης δεν αποτελούν εξαίρεση. Ανάλογα με τη δικαιοδοσία, μπορεί επίσης να απαιτείται υπογραφή μάρτυρα ή σφραγίδα συμβολαιογράφου. Η υπογραφή ουσιαστικά σημαίνει πρόθεση. Όταν τα μέρη που αναφέρονται στο επάνω μέρος του σημειώματος το υπογράφουν στο κάτω μέρος, καταθέτουν ότι έχουν διαβάσει τους όρους, συμφωνούν με αυτούς και κατανοούν ότι θα δεσμεύονται από αυτούς.
Δεν είναι πάντα δυνατό να γραφτεί γραμμάτιο που να είναι νομικά εκτελεστό, ακόμα κι αν περιλαμβάνει όλα αυτά τα βασικά στοιχεία. Ανάλογα με το πού ζείτε και πόσα χρήματα διακυβεύονται, μπορεί να υπάρχουν ειδικές σκέψεις ή ρήτρες που πρέπει να ενσωματωθούν. Ένα ελαττωματικό γραμμάτιο σε καμία περίπτωση δεν ακυρώνει το δάνειο, αλλά μπορεί να αποδειχθεί ενοχλητικό εάν ένα από τα μέρη δεν ανταποκριθεί στο τέλος της συμφωνίας του. Συχνά είναι καλή ιδέα να ζητήσετε τη συμβουλή ενός τοπικού δικηγόρου κάποια στιγμή καθώς σκοπεύετε να συντάξετε ένα γραμμάτιο, έστω και μόνο σε ενημερωτική βάση.