Reținerea datelor a fost de multă vreme importantă pentru bunăstarea aproape oricărui tip de afacere. În trecut, aceasta înseamnă menținerea arhivelor de documente pe hârtie care puteau fi recuperate atunci când și după cum este necesar, păstrând adesea acele înregistrări timp de decenii înainte de a le arunca. Astăzi, păstrarea datelor electronice a făcut sarcina mai ușoară, o circumstanță fericită, deoarece păstrarea documentelor este mai importantă ca niciodată dacă o afacere dorește să își protejeze interesele și interesele clienților săi.
Există o serie de tipuri diferite de documente care ar trebui incluse în orice tip de program de păstrare a datelor. Toate comunicațiile electronice, în special e-mailurile și fișierele protejate cu parolă și alte documente, sunt esențiale pentru procesul de păstrare. Alături de corespondența electronică, orice tip de acorduri, contracte sau alte documente care includ pretenții legale din partea sau pentru companie trebuie păstrate chiar și după ce aceste documente sunt înlocuite de versiuni mai noi. Ca și în trecut, documentele pe hârtie, cum ar fi facturile și înregistrările clienților, cererile angajaților și conținutul fișierelor de personal, precum și datele privind îngrijirea sănătății trebuie, de asemenea, arhivate într-un mod eficient.
Unul dintre cele mai importante motive pentru crearea și menținerea unui program solid de păstrare a datelor are de-a face cu problemele legale. Mai simplu spus, orice document care are legătură cu funcționarea afacerii ar putea conține informații care ar ajuta afacerea în cazul unui proces. Documentația salvată facilitează reconstituirea evenimentelor și cronologiei relevante și dovedirea declarațiilor făcute de oficialii companiei cu privire la ceea ce au făcut și nu au făcut în legătură cu acea problemă juridică specială. Presupunând că programul de păstrare a datelor este complet, arhivarea eficientă a documentelor ar putea economisi afacerii mult timp și bani cu orice tip de acțiune în justiție, inclusiv probleme legate de taxe, incidente care implică angajați sau acorduri încheiate cu clienții.
Pe lângă furnizarea de informații care ar putea fi critice în soluționarea unei probleme juridice, obiceiurile bune de păstrare a datelor oferă și posibilitatea de a oferi suport superior clienților. Abilitatea de a urmări evenimentele care au avut loc cu ani în urmă cu un anumit client poate deschide calea pentru gestionarea unei probleme care a ajuns în prim-plan astăzi sau poate oferi inspirație pentru un produs sau serviciu nou care poate fi atractiv pentru mai mulți clienți. Capacitatea de a compila rapoarte din datele arhivate poate face posibilă identificarea tendințelor și a stârni idei care altfel nu ar fi fost evidente. Din această perspectivă, păstrarea datelor nu se referă doar la crearea și menținerea unei evidențe a trecutului, ci și la crearea unei resurse care ar putea ajuta la îmbunătățirea perspectivelor afacerii în viitor.