Bugetarea de capital este procesul de alegere a investițiilor și a activelor pentru dezvoltarea afacerii pe termen lung. Un buget de capital este alcătuit dintr-un amestec de proiecte și produse vechi și noi. Relația dintre fluxul de numerar al unei companii și bugetul de capital începe de obicei cu dependența afacerii de bugetul de capital pentru a-i furniza un flux de numerar. Cea mai semnificativă conexiune are loc atunci când se măsoară profitabilitatea elementelor dintr-un buget de capital, deoarece finanțatorii de afaceri folosesc fluxurile de numerar în loc de profiturile contabile în calcule.
Întrucât o mare parte din sănătatea financiară și stabilitatea percepută a unei companii se bazează pe înregistrările contabile, în special pe profit, unii oameni s-ar putea întreba de ce bugetul de capital s-ar baza pe fluxurile de numerar. În primul rând, cea mai mare parte a contabilității americane se face pe bază de angajamente, ceea ce înseamnă că unele profituri și cheltuieli nu sunt luate în considerare în finanțe până la sfârșitul ciclului contabil al companiei. Calculul cu fluxuri de numerar oferă o modalitate de a evalua un buget de capital în timp real.
Managerii financiari folosesc adesea fluxuri de numerar incrementale după impozitare pentru a organiza fondurile atunci când calculează fluxul de numerar și bugetul de capital pentru un nou proiect. Metoda incrementală de a analiza fluxurile de numerar distinge doar modificările fluxului de numerar pe care le-ar genera noul proiect. Acest lucru permite managerilor să vadă cât costă proiectele noi și cât de mult bani generează fiecare proiect. Determinarea sumelor fluxurilor de numerar incrementale poate fi dificilă, deoarece sistemului îi lipsește structura contabilității de angajamente.
Sistemele de fluxuri de numerar incrementale sunt deosebit de utile atunci când se calculează fluxul de numerar și bugetul de capital pentru produse noi care pot concura cu bunurile existente ale unei companii. În cadrul unui sistem tipic de angajamente, venitul din noul produs ar fi socotit doar ca profit, dar sistemul incremental permite managerilor să ia în considerare atât pierderea vânzărilor de la produsul mai vechi, cât și intrările de numerar din noul produs. Adăugat împreună cu costul de dezvoltare și introducere, se poate ajunge la faptul că noul produs nu merită de fapt investiția de capital. Mutarea fluxurilor de numerar de la un produs la altul nu este suficientă pentru a crea creștere, așa că companiile trebuie să crească fluxurile totale de numerar cu fiecare adăugare la bugetul de capital.
În fluxul de numerar și bugetarea capitalului, termenul „fond de lucru” se referă la acele fonduri utilizate pentru dezvoltarea și introducerea unui nou proiect. În cadrul sistemului de flux de numerar incremental, orice investiție inițială a capitalului de lucru rămâne legată de proiect pe durata acțiunii. Nu există nicio rentabilitate a investiției, doar o potențială creștere sau scădere a fluxurilor de numerar. Acest concept îi face deseori pe managerii financiari să fie foarte atenți să înceapă noi proiecte, în special întreprinderi cu o investiție mare de capital de lucru.