Performanța slabă la locul de muncă poate fi rezultatul unei pregătiri sau abilități inadecvate, al unui mediu de lucru neplăcut, al unei supravegheri proaste sau al lipsei de motivație. Determinarea cauzelor într-un caz specific poate fi importantă pentru abordarea acestuia. În cazul în care este necesară rezilierea, este de asemenea importantă cunoașterea cauzelor, deoarece o reziliere pentru motiv trebuie să aibă justificări clare. Angajatorii ar putea dori, de asemenea, să se protejeze de acuzațiile de discriminare; de exemplu, în multe țări, luarea deciziilor de angajare pe baza culorii pielii nu este legală.
Un motiv pentru performanța slabă la locul de muncă poate fi incapacitatea de a face munca. Este posibil ca un angajat să nu fie calificat sau să aibă competențe exagerate atunci când depune candidatura pentru a face postul. Lipsa de pregătire poate fi o problemă specială într-un loc de muncă în care este înlocuit un angajat pe termen lung. Este posibil ca noul angajat să nu poată îndeplini același număr de sarcini la același nivel, deoarece fișa postului și așteptările se bazează pe munca unui angajat calificat de-a lungul anilor sau deceniilor.
O altă problemă poate fi lipsa de înțelegere a așteptărilor sau imposibilitatea de a lucra pentru că angajatul nu știe cum. Acest lucru poate fi rezultatul unei comunicări slabe în instruire și manuale, sau al unei supravegheri proaste. Angajații care nu solicită ajutor sau care solicită asistență și nu o primesc, nu pot accesa instrumentele de care au nevoie pentru a-și învăța meseria. În acest caz, un interviu cu angajatul poate dezvălui că un angajat este capabil și dispus să lucreze și are nevoie doar de instruire.
Condițiile proaste de muncă pot contribui la performanța slabă la locul de muncă. Angajații care se simt hărțuiți, nesiguri sau plictisiți ar putea să nu vrea să lucreze și ar putea evita multe sarcini, mai ales dacă acestea implică contactul cu colegi neplăcuți. Locurile de muncă care nu acordă atenție moralului angajaților pot experimenta scăderi ale productivității, deoarece angajații își pierd interesul pentru munca lor din cauza condițiilor.
Lipsa motivației poate fi, de asemenea, o problemă cu performanța slabă la locul de muncă. De exemplu, angajații supracalificați pot fi frustrați cu sarcini simple, în timp ce alții s-ar putea să nu se simtă apreciați sau ar putea observa pe alți angajați slăbiți și să decidă că nu trebuie să muncească la fel de greu. Este posibil ca angajații să nu se simtă motivați dacă se simt temporari, nu au o legătură puternică cu compania sau nu sunt clari cu privire la obiectivele lor.
Avertizarea unui angajat despre performanța slabă la locul de muncă într-o evaluare oferă o oportunitate de a afla mai multe despre motivul pentru care angajatul nu lucrează. De asemenea, creează începutul unei piste de hârtie care poate fi necesară din punct de vedere legal în cazul concedierii unui angajat. Supraveghetorii și angajații pot stabili obiective de îmbunătățire la astfel de întâlniri pentru a stabili o metodă de evaluare a progresului și a crea așteptări clare pentru toate părțile.