Propunerile pot juca roluri importante în cadrul unei organizații. Problemele majore, cum ar fi finanțarea sau schimbarea politicii, sunt adesea câștigate sau pierdute pe baza propunerilor care le abordează. Aceasta înseamnă că sarcina de a scrie propuneri este adesea una esențială. Cei cărora li se atribuie îndatorirea pot crește eficiența propunerii lor, luând în considerare metodele lor de analiză a audienței, persuasiune și prezentare.
Analiza audienței este o metodă pe care mulți oameni o ignoră din greșeală. O propunere ar trebui să fie un document foarte țintit. Acest lucru poate părea dificil atunci când publicul este format din numeroși oameni, dar scriitorul ar trebui să încerce să obțină o evaluare cât mai precisă posibil. Pentru ca evaluarea să fie corectă, scriitorul ar trebui să înțeleagă care sunt preocupările publicului. Acest lucru poate permite scriitorului să prezinte în mod eficient informații pentru a combate rezervele și pentru a evidenția punctele de vânzare.
Persuasiunea este unul dintre instrumentele principale folosite în scrierea propunerilor. Prin urmare, un scriitor ar trebui să acorde o mare atenție metodelor sale de persuasiune. Deoarece scrierea propunerii este de obicei despre încurajarea acțiunii, o propunere ar trebui să orienteze publicul în direcția acelei acțiuni. Pentru ca un astfel de document să fie eficient, trebuie să facă publicul să se simtă ca și cum scriitorul le-a dat răspunsul corect. Dacă o propunere lasă publicului sentimentul pe care scriitorul nu vrea să-l impună opiniilor sale, documentul nu și-a îndeplinit scopul.
Scriitorul nu dorește ca propunerea să fie luată ca pe un argument de vânzare dus. Acest lucru se poate întâmpla dacă publicul simte că scriitorul încearcă să treacă peste un subiect fie concentrându-se pe beneficiile superficiale ale ideii propuse, fie ignorând în mod intenționat potențialele preocupări. Persoana care scrie o propunere ar trebui să aibă cunoștințe aprofundate despre ideea propusă. Când există aspecte care ar putea fi considerate dezavantaje, cel mai bine este adesea să le abordați direct.
Scrierea propunerii necesită, de asemenea, claritate. Trebuie amintit că, în multe cazuri, propunerile prezintă soluții pentru publicul care nu este conștient că au o nevoie. Aceasta înseamnă că o propunere eficientă necesită adesea o descriere a unei probleme sau a unui domeniu care poate fi îmbunătățit. Dacă acest lucru nu este făcut în mod clar și minuțios, ideea propusă ar putea fi privită ca frivolă sau poate fi amânată.
Unii scriitori fac și greșeala de a încerca să folosească lungimea în avantajul lor. O propunere inutil de lungă poate avea efecte opuse celor intenționate. Dacă toate informațiile au fost prezentate clar și inteligent și nu mai este nimic de scris, cel mai bine este să nu scrieți nimic mai departe.