Cele mai bune sfaturi pentru managementul evenimentelor sunt să delegați sarcini, să selectați un loc adecvat, să planificați pentru neașteptat și să răspundeți persoanelor cheie. În funcție de dimensiunea evenimentului, managerul evenimentului poate avea nevoie de asistență pentru a reduce probabilitatea de greșeli. Alegerea locului potrivit este foarte importantă, deoarece unele dintre cele mai mari probleme care pot fi evitate sunt legate de locație. Managerii de evenimente ar trebui să aibă, de asemenea, planuri de urgență în vigoare și să testeze toate echipamentele în avans. Persoanele cheie, cum ar fi vorbitorii, animatorii și artiștii ar trebui să fie luate în considerare și să fie tratate, pentru a evita întreruperile programului.
Delegarea sarcinilor este cheia pentru managementul de succes al evenimentului, deoarece ajută la asigurarea faptului că toate aspectele evenimentului sunt acoperite. Managerii de evenimente ar trebui să aibă o echipă instruită care va verifica dacă totul a fost luat în considerare și să fie disponibil pentru a gestiona potențialele probleme. Pentru evenimente mai mici, a avea un asistent în loc de o echipă de gestionare a evenimentelor poate fi mai practic.
Alegerea locului de desfășurare este o decizie care poate duce sau distruge un eveniment. Dacă un client nu are deja în minte un loc de desfășurare, managerul evenimentului va trebui să afle exact ce se așteaptă clientul, câte persoane ar trebui să găzduiască locația și dacă există considerații speciale care trebuie luate. De exemplu, un atelier poate necesita mai mult spațiu deoarece sunt necesare masă și scaune, în timp ce un eveniment de vorbire poate avea loc într-o zonă mai mică. Unele considerații speciale care ar putea trebui luate în considerare sunt zonele pentru servirea hranei, accesul pentru persoanele cu handicap, spațiul de dans dedicat, zonele pentru animatori și elementele de siguranță pentru efecte speciale, cum ar fi artificiile.
Trebuie făcute planuri de urgență pentru tot ce ar putea merge prost, cum ar fi defecțiunile echipamentelor, difuzoarele întârziate și vremea rea. Crearea unui plan pentru fiecare posibil eșec poate ajuta managerul evenimentului să rămână calm atunci când întâmpină o problemă. În caz de criză, backup-urile vor fi deja existente și opțiunile vor fi disponibile cu ușurință.
Servirea de catering pentru persoanele cheie este importantă pentru a evita întârzierile sau anulările. Acest lucru poate însemna să ridicați vorbitori sau animatori de la aeroport, să vă asigurați că cazarea lor este confortabilă, să vă luați în considerare în ziua evenimentului și să vă asigurați că toate nevoile lor sunt satisfăcute și sunt fericiți. Satisfacerea nevoilor vorbitorilor sau animatorilor ii va ajuta sa se situeze mai repede si sa fie mai pregatiti mental pentru eveniment.