Păstrarea înregistrărilor electronice nu este altceva decât configurarea unui sistem de backup pentru datele importante într-un loc de muncă, iar vestea bună este că o mare parte din aceasta poate fi realizată automat în configurarea adecvată. Cu toate acestea, multe companii fac greșeala de a face copii de rezervă ale documentelor lor valoroase pe mai multe servere, ceea ce ar putea crea sute sau chiar mii de fișiere duplicate care ocupă spațiu și, în cele din urmă, încetinesc serverul. Același lucru se poate spune și despre backup-urile tradiționale, cum ar fi documentele și discurile compacte – nu are absolut nici un sens să păstrați backup-uri repetitive odată ce este implementat un sistem de păstrare a înregistrărilor electronice. În mod normal, se caută un profesionist cu experiență în tehnologia internetului pentru a configura un astfel de sistem și, deoarece backup-ul online face în mod normal parte din pachetul de păstrare a înregistrărilor electronice, informațiile ar trebui protejate pentru totdeauna.
Înainte de a implementa un program de păstrare a înregistrărilor electronice, este important ca utilizatorii să ia în considerare exact ce trebuie stocat în mai multe locații. De exemplu, fișierele de afaceri care sunt accesate de mulți angajați pe parcursul zilei ar trebui să fie salvate pe fiecare sistem informatic individual, dar fișierele care se ocupă cu foști clienți sau informații fiscale ar trebui să fie ascunse în siguranță pe un computer mainframe, deoarece acest tip de fișier este rareori necesar. O altă funcție importantă a unui program de păstrare a înregistrărilor electronice este capacitatea de a curăța fișierele inutile după o anumită perioadă de timp pentru a menține rețeaua cât mai dezordine posibilă. Aceste sarcini nu numai că ajută la eficientizarea vitezei cu care informațiile pot fi distribuite la locul de muncă, dar stabilesc și standarde pe care să le respecte fiecare angajat atunci când se ocupă de datele companiei.
Un alt aspect critic al păstrării înregistrărilor electronice este implementarea unui backup automat care are loc la intervale regulate, iar această sarcină poate fi setată să ruleze săptămânal, zilnic sau chiar pe minut, atunci când este necesar. Pe lângă plasarea fișierelor pe un server centralizat, multe corporații implementează și copii de siguranță pe unități externe, unități la distanță sau un disc compact (CD) pentru a se asigura că datele există întotdeauna în două locații separate, independente. În timp ce pentru mulți, acest proces ar părea inutil, o suprasarcină într-un circuit electric ar putea șterge efectiv fiecare hard disk dintr-o companie. Backup-ul online a devenit deosebit de popular, deoarece datele sunt stocate într-o regiune geografică diferită – așa că, chiar dacă un eveniment catastrofal, cum ar fi un uragan sau o tornadă, ar distruge fiecare piesă hardware, informațiile companiei ar rămâne în siguranță.
Un alt aspect inteligent al păstrării înregistrărilor electronice este verificarea fizică a faptului că backup-urile au avut loc, deoarece ceva la fel de simplu precum un cablu Ethernet deteriorat ar putea împiedica salvarea corectă a informațiilor. Multe companii presupun în mod eronat că backup-urile automate sunt imune la accident, dar pur și simplu nu este cazul. Persoanele fizice ar trebui să verifice întotdeauna dacă datele sunt copiate corect cel puțin lunar sau ori de câte ori este implementat un nou fișier sau program.