Facturarea pe ciclu este o strategie de facturare care presupune crearea și actualizarea zilnică a soldurilor restante pe conturile clienților. Această abordare face posibilă pregătirea unei singure facturi care acoperă o întreagă perioadă sau ciclu, mai degrabă decât facturarea clienților pentru bunuri și servicii, de la o dată la o alta. Există beneficii asociate cu modelul de facturare pe ciclu care se aplică atât furnizorului, cât și clientului.
Multe tipuri diferite de afaceri folosesc facturarea ciclului. Companiile de utilități actualizează în mod obișnuit conturile clienților cu privire la cantitatea de utilizare efectuată pentru o anumită perioadă sau ciclu. De obicei, perioada de facturare va fi de treizeci de zile sau o lună calendaristică. În acest timp, contul de client este actualizat din când în când, reflectând utilizarea de către client a serviciului furnizat. La sfârșitul ciclului curent, factura pentru toate cele treizeci de zile este finalizată și transmisă clientului pentru plată.
Diverse servicii de telecomunicații folosesc, de asemenea, facturarea ciclului. De exemplu, un birou de teleconferințe va calcula adesea costul fiecărui apel conferință susținut de un anumit client și va adăuga taxele și detaliile la o factură care este pregătită special pentru acel ciclu. Presupunând că clientul deține o conferință telefonică săptămânală, factura pentru ciclu va conține informații și taxe legate de fiecare dintre aceste apeluri, de obicei aranjate în ordine cronologică pe factură.
Utilizarea facturării pe ciclu oferă beneficii tuturor celor implicați. Pentru furnizor, utilizarea acestui model mai degrabă decât emiterea de facturi individuale pentru fiecare comandă sau eveniment înseamnă că se petrece mai puțin timp pregătirii, verificării, tipăririi și expedierii prin poștă a facturilor către clienți. Întrucât toată activitatea pentru un singur ciclu de facturare apare pe o singură factură, furnizorul economisește și timp și resurse în back-end, atunci când plățile sunt primite și trebuie înregistrate în evidența contabilă a companiei.
Pentru clienți, facturarea ciclului face posibil să aibă o singură factură de gestionat în timpul ciclului, mai degrabă decât să se ocupe de un flux constant de facturi care trebuie plătite. De asemenea, clientul economisește timp și, eventual, bani, dacă plata fiecărei facturi implică un anumit tip de cheltuială, cum ar fi taxele poștale sau o taxă pentru acceptarea unei plăți online. Mulți clienți se concentrează mai mult pe comoditatea acestei abordări, mai ales dacă nu există cheltuieli mici sau deloc în trimiterea plăților multiple.
Facturarea pe ciclu este utilizată în mod normal atunci când relația dintre client și furnizor este guvernată de un contract sau este de natură continuă. Nu este neobișnuit ca clientul să fie supus unei verificări de credit înainte ca furnizorul să stabilească acest tip de aranjament cu potențialul client. Modelul funcționează bine pentru conturile de card de credit, utilități și chiar și pentru file la cluburi sau magazine locale. Afacerile care vând bunuri prin comandă prin poștă sau prin vitrine online nu pot utiliza această metodă, preferând să factureze fiecare comandă pe măsură ce este plasată și să solicite plata în avans.