Cea mai bună modalitate de a urmări activele mobile este prin utilizarea controalelor adecvate de gestionare a inventarului și a aplicațiilor automate de inventariere pe computer. Acest proces necesită auditarea și documentarea activelor, care include marcarea fiecărei piese de echipament cu etichete de identificare. Aceste etichete folosesc un număr unic pentru fiecare material. Numărul trebuie introdus într-o aplicație de urmărire a activelor mobile, unde poate fi înregistrat și urmărit pentru audituri viitoare.
Unul dintre cele mai importante sfaturi pentru urmărirea activelor mobile este etichetarea și marcarea corespunzătoare a inventarului de active. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că inventarul nou achiziționat este alocat angajaților companiei. Când se achiziționează un nou dispozitiv, acesta trebuie imediat etichetat cu un număr de identificare. Când dispozitivul este atribuit unei persoane, data și numele persoanei desemnate trebuie urmărite cu numărul de identificare într-un sistem de urmărire a activelor.
Un sistem de urmărire a activelor mobile ar trebui să utilizeze etichete speciale de identificare prin radiofrecvență (RFID) pentru a urmări echipamentele. Aceasta este o etichetă electronică cu cod de bare care permite computerelor să citească numărul de identificare cu scanere electronice. Tehnologia RFID este folosită în majoritatea magazinelor de vânzare cu amănuntul pentru a citi și încărca mărfurile la casele de casă.
De asemenea, este important să vă asigurați că sunt respectate procedurile de inventar adecvate pentru echipamentele nou achiziționate. De fiecare dată când este achiziționat un nou activ, acesta trebuie urmărit și depozitat într-o zonă sigură, care este gestionată de un custode de echipament. Aceste produse trebuie imediat etichetate cu un număr de identificare și depozitate într-o cameră sigură pentru depozitarea echipamentelor.
Este important să existe o locație consecventă pentru etichetele de identificare pe toate activele mobile. De obicei, cel mai bun loc pentru a plasa o etichetă de identificare pe dispozitivele mobile este în compartimentul bateriei. Acest lucru asigură că eticheta se află într-o zonă discretă și că este greu de îndepărtat. Utilizarea unei locații consecvente facilitează pentru viitorii auditori să găsească și să înregistreze numărul de identificare pentru fiecare activ.
Urmărirea eficientă a activelor mobile necesită auditarea anuală a echipamentelor. Aceasta este o oportunitate de a verifica că activele sunt alocate persoanei corecte în sistemul de urmărire și de a vă asigura că toate echipamentele sunt operaționale. Majoritatea companiilor programează audituri de inventar în timpul sezonului de pregătire a impozitelor pentru a se asigura că procesul are loc o dată pe an.
Când activele mobile devin defecte sau stricate, acestea sunt în mod normal înlocuite cu echipamente noi. În timpul acestui proces de schimb, activul ar trebui să fie marcat ca fiind eliminat în sistemul de urmărire a activelor mobile. Acest lucru asigură că sistemul de inventar este menținut și precis pentru auditurile anuale.