„Termeni de referință” se referă la colecția de concepte fundamentale care ajută la definirea motivului implementării unui fel de proiect sau program. De obicei, termenii vor acoperi toate aspectele fundamentale legate de proiect, inclusiv contextul și istoria care au condus la crearea proiectului, definirea scopurilor acestuia și, în unele cazuri, subliniind modul în care va fi atins scopul final al proiectului. În acest sens, termenii de referință oferă un model pentru proiect care conferă efortului o anumită substanță și formă, deși în mod normal există așteptări ca proiectul să experimenteze o oarecare creștere și schimbare pe parcurs.
Elementele exacte care sunt identificate ca termeni de referință vor varia oarecum de la un proiect la altul. Deoarece un proiect poate fi un efort continuu sau ceva care este pe termen relativ scurt, domeniul de aplicare al activităților acoperite în acești termeni va varia, de asemenea. Fie că proiectul constă în ceva care necesită cel mult câteva reuniuni ale comitetului sau implică formarea unui grup operativ care funcționează de câțiva ani, există câteva elemente de bază care sunt probabil incluse.
La baza termenilor de referință se află definiția motivului pentru care proiectul este implementat în primul rând. Acest lucru înseamnă de obicei articularea antecedentelor și a istoriei care au condus la decizia de a forma comitetul sau grupul operativ. Pe lângă crearea acelei fundații, termenii de referință vor include și dezvoltarea unor scopuri și obiective specifice pe care comitetul va încerca să le atingă ca parte a activității sale. În scopul definirii acestor obiective, există deseori crearea unor declarații de viziune și misiune care ajută la furnizarea unui anumit grad de concentrare și formă activității continue a membrilor comitetului.
Termenii de referință vor aborda și alți factori cheie pentru succesul proiectului. Aceasta include identificarea cine va fi implicat în proiectul în sine, atât în ceea ce privește participarea activă la comitet, cât și cine va oferi sprijin acelui comitet. Identificarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor este, de asemenea, o componentă esențială a termenilor de referință. Aceasta include resurse precum finanțele, forța de muncă și chiar materialele necesare pentru atingerea obiectivelor dorite.
O ultimă componentă a termenilor de referință are de-a face cu stabilirea unui calendar pentru îndeplinirea sarcinilor esențiale legate de proiect. Ideea este de a crea un mijloc de măsurare a progresului proiectului prin eforturile membrilor comitetului. Luați în ansamblu, termenii de referință ajută să răspundă la întrebările de ce are loc proiectul, ce spera să realizeze, cum vor fi atinse obiectivele și chiar când sarcinile specifice relevante pentru acel succes final vor fi finalizate.