Achiziția electronică este procesul de achiziție de materiale prin Internet. Definiția actuală a achizițiilor electronice este utilizarea sistemelor informatice electronice pentru a gestiona întregul proces de achiziție, de la achiziție până la plată. Opusul achizițiilor electronice este comerțul electronic. În comerțul electronic sau e-commerce, compania găzduiește un site web și o infrastructură pentru a permite clienților să cumpere materiale online. Un proces de achiziție electronică este utilizarea site-ului de comerț electronic al unei alte companii.
Pentru a configura achizițiile electronice, există trei elemente care trebuie rezolvate: procesul de afaceri, integrarea cu sistemul de contabilitate și suport. Motivul principal pentru implementarea acestui tip de achiziție este economiile de costuri pentru organizația de achiziții. Eficiența sporită reduce timpul personalului și nivelul de efort necesar pentru actualizarea manuală a sistemului de achiziții, precum și gestionarea procesului de conturi de plăți.
Sunt două procese de afaceri utilizate: centralizat și descentralizat. Într-un model centralizat, utilizatorii își selectează mărfurile dintr-un instrument de cumpărături online sau introduc detaliile cererii lor de cumpărare completând un formular online. Aceste solicitări sunt direcționate către personalul central de achiziții, care le revizuiește, adaugă conturi interne, selectează furnizorul și apoi trimit comanda de achiziție. Rolul principal al personalului de achiziții este de a se asigura că furnizorul potrivit este selectat și de a grupa comenzi similare.
Într-un model descentralizat, fiecare persoană sau departament poate folosi instrumentul online pentru a crea comenzi de cumpărare pentru bunurile sau serviciile de care au nevoie. Aceste comenzi sunt trimise direct furnizorului. Nu există interacțiune cu departamentul intern de achiziții.
Marea majoritate a companiilor cu resurse pentru a susține achizițiile electronice sunt suficient de mari pentru a avea un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau un sistem de contabilitate integrat. Aceste tipuri de sisteme încorporează toate funcțiile administrative ale afacerii împreună, permițând o mai mare flexibilitate și delegare de responsabilitate. Modulul de achiziții este de obicei integrat în sistemul de contabilitate, permițând procesarea comenzilor de achiziție și a plăților facturilor prin intermediul fiecărui modul.
Achizițiile electronice necesită personal de suport atât la nivel intern, cât și la nivel de furnizor. Unele firme creează un departament de servicii pentru clienți dedicat instruirii, documentării și suportului pentru sistemul electronic. Alții integrează toate funcțiile administrative într-un singur grup de suport.
Se estimează că achizițiile electronice vor experimenta o creștere constantă în următorii cinci până la 10 ani, deoarece firmele caută să reducă ineficiența, să sporească utilizarea tehnologiei și să îmbunătățească procesele de afaceri. Există o serie de companii de software specializate în acest domeniu. În plus, multe firme de software de contabilitate adaugă această funcție la oferta lor standard pentru a satisface cererea clienților.