Domeniul achizițiilor de ospitalitate este un subset al domeniului mai larg al achizițiilor sau achizițiilor. Achizițiile de ospitalitate se concentrează exclusiv pe achiziționarea de bunuri și servicii pentru industria hotelieră, restaurante și stațiuni. Această industrie are nevoi foarte specifice care nu sunt standard în nicio altă industrie. Există patru aspecte principale ale achizițiilor de servicii de ospitalitate: aprovizionarea, negocierea contractului, termenii de plată și managementul sfârșitului de viață. Deși acești termeni se aplică în mod generic tuturor achizițiilor, ei au o semnificație specifică în acest sector.
Aprovizionarea cu materiale include identificarea vânzătorilor potriviți, emiterea de cereri de oferte sau cotații și inspecția diferitelor fabrici de producție. În industria ospitalității, materialele folosite pentru mobilă și electrocasnice trebuie să fie foarte durabile și concepute pentru a fi utilizate de o gamă largă de oameni. Calitatea este o problemă cu toate produsele, dar obiectivul principal în achizițiile pentru ospitalitate este longevitatea și înlocuirea. De exemplu, un hotel poate cumpăra sute de scaune pentru holul principal. Aceste modele trebuie să fie unice pentru locație, dar pot fi ușor reparate local.
Tendința către soluții ecologice prezintă o provocare unică pentru achiziționarea de hoteluri. Această industrie necesită o rată mare de cifră de afaceri pentru corpuri de iluminat, mobilier, electrocasnice și produse consumabile. Pe lângă problema durabilității, produsele care sunt fabricate în fabrici de producție în masă au de obicei un impact mare asupra mediului, cu utilizarea pe scară largă a resurselor neregenerabile. Deși multe firme abordează cererile clienților pentru servicii ecologice prin reducerea numărului de servicii de spălătorie și alte servicii, materialele reale folosite rămân o provocare.
O negociere a unui contract în achizițiile de ospitalitate tinde să se concentreze pe contracte pe termen lung pentru o serie de locații diferite de marcă. De exemplu, un lanț hotelier tipic are patru până la cinci mărci diferite, care trebuie să aibă toate un aspect și o senzație unică. Contractele sunt negociate de către lanț, dar pot necesita utilizarea de furnizori locali sau mai multe machete unice sau scheme de culori și design pentru a îndeplini diferitele cerințe.
Condițiile de plată sunt un aspect critic al achizițiilor de servicii de ospitalitate, din cauza problemelor legate de fluxul de numerar care sunt comune în această industrie. De obicei, condițiile sunt destul de generoase, plata fiind negociată între 90 și 120 de zile de la primire. A existat o tendință recentă a termenilor de plată privind procentul de finalizare a contractului, ceea ce creează o balanță de plăți mai bună către furnizori, permițând în același timp companiei de ospitalitate să gestioneze proiectul și calendarul.
Managementul sfârșitului vieții este o provocare continuă în industria ospitalității. Echipamentul este în general înlocuit într-un interval de timp de doi până la trei ani și poate fi mai scurt în instalațiile de ultimă generație. Nevoia de a reîmprospăta în mod continuu aspectul are ca rezultat o gamă de produse cu viață utilă rămasă după înlocuire. Ca urmare, multe firme au integrat un proces de eliminare și rambursare în contractele de achiziții pentru servicii de ospitalitate. Furnizorul este apoi liber să ridice echipamentul, să le recondiționeze și apoi să vândă aceste articole din nou altor firme sau direct către consumator.