Conceptul principal de achiziție strategică este că, prin planificare avansată, programare și inițiative de cumpărare în grup, o firmă poate experimenta economii semnificative de costuri. Pe lângă economiile de dolari, vor exista economii suplimentare generate printr-o operațiune de afaceri mai eficientă și, prin urmare, o profitabilitate crescută. Implementarea achizițiilor strategice în cadrul unei companii necesită concentrarea pe trei concepte de achiziție: cumpărare în grup, servicii de achiziții centralizate și utilizarea sistemelor de management al datelor de achiziție.
Conceptele din achizițiile strategice necesită comunicare și cooperare între unitatea de afaceri și serviciile financiare și ca achizițiile să fie implementate eficient. Chiar și un concept simplu, cum ar fi încurajarea achizițiilor planificate, poate cauza probleme operaționale majore dacă nu este discutat cu unitatea de afaceri. De exemplu, o brutărie poate comanda produse uscate în fiecare săptămână, pe baza comenzilor de lucru planificate pentru perioada respectivă. Dacă departamentul de achiziții decide că este mai rentabil să comanzi aceste materiale o dată la două săptămâni, brutăria va întâmpina dificultăți în ceea ce privește depozitarea, accesul și prevenirea pierderilor.
Cumpărarea de grup este procesul de combinare a cerințelor totale de resurse pentru diferite departamente din cadrul companiei și emiterea unui singur ordin de achiziție permanent. Această singură comandă este pentru o cantitate mai mare decât mai multe comenzi mai mici. Prin urmare, costuri pe unitate mai mici pot fi negociate cu furnizorul. Dacă departamentele sunt situate fizic într-o serie de clădiri, contractul poate prevedea ferestrele de livrare și poate aborda problema costurilor de livrare. Această practică este destul de comună în firmele mari, ca parte a unui plan de afaceri strategic integrat de achiziții.
Cheltuielile generale administrative reprezintă costul pentru organizație pentru întregul ciclu de achiziție până la plata. Acestea includ salariile și costurile de asistență pentru personalul de achiziții, procesarea facturilor, producția de verificări și rezolvarea întrebărilor furnizorilor. Un proces organizat, gestionat elimină o cantitate semnificativă din aceste costuri, deoarece acestea sunt suportate o singură dată pentru fiecare marfă. Personalul centralizat de achiziții poate oferi un nivel mai mare de sprijin unităților de afaceri și poate asigura că politica este respectată.
Sistemele de management al achizițiilor sau achizițiilor sunt adesea furnizate ca parte a unui software de contabilitate mare sau a soluțiilor de planificare a resurselor întreprinderii. Acest modul este utilizat pentru a crea cereri de achiziție și comenzi de achiziție și facturile acestora și pentru a procesa intrările de mărfuri. În plus, instrumentele de analiză și raportare încorporate în acest tip de sistem permit departamentului de achiziții să gestioneze procesul de afaceri, să determine costurile globale pentru instituție și să identifice posibile oportunități de economisire. Rapoartele pot fi, de asemenea, folosite pentru a asigura conformitatea cu politicile și ca dovezi ca răspuns la orice contestație juridică.