Există multe sisteme diferite în „back office”-ul unei companii mari, inclusiv planificare, producție, distribuție, expediere și contabilitate. Enterprise Resource Planning (ERP) este un sistem care integrează toate aceste funcții într-un singur sistem, conceput pentru a servi nevoilor fiecărui departament diferit din cadrul întreprinderii. ERP este mai mult o metodologie decât o bucată de software, deși încorporează mai multe aplicații software, reunite sub o singură interfață integrată.
Un sistem ERP se întinde pe mai multe departamente dintr-o corporație și, în unele cazuri, un ERP va depăși, de asemenea, granița corporativă pentru a încorpora și sisteme de parteneri și furnizori, pentru a aduce funcții suplimentare precum managementul lanțului de aprovizionare. Deoarece este atât de vast și atotcuprinzător, sistemul ERP merge mult dincolo de a fi doar o simplă bucată de software. Fiecare implementare este unică și este concepută pentru a corespunde diferitelor procese de afaceri ale implementatorului. Crearea unei implementări ERP poate costa milioane de dolari și finalizarea poate dura câțiva ani.
Un sistem ERP reprezintă probabil cea mai mare investiție IT a unei companii, așa că unele companii preferă să implementeze ERP într-o manieră mai incrementală decât pe toate odată. Unii furnizori de ERP oferă unități software modulare împreună cu o interfață unificată pentru a permite această abordare graduală.
Indiferent de modul în care o abordează o companie, ERP va aduce cu siguranță schimbări semnificative în modul în care o companie își desfășoară activitatea. Schimbă fluxurile de lucru și modifică procesele de lungă durată. Companiile se întâlnesc adesea cu rezistență din partea angajaților care sunt reticenți în a renunța la metodele lor dovedite. De asemenea, angajații se pot teme pentru locurile de muncă lor; întrucât ERP face schimbări atât de radicale în procesele de afaceri, nu este neobișnuit ca fișele posturilor să se schimbe sau să fie eliminate cu totul.
Odată implementat însă, sistemul ERP aduce avantaje extraordinare. Deoarece toate sistemele sunt unite, toate departamentele pot partaja mai ușor informații. Fluxul de lucru care are loc între departamente poate deveni mult mai automatizat și, în cele din urmă, clienții sunt mai bine deserviți, deoarece persoana care utilizează aplicațiile adresate clienților va avea acces la fiecare informație referitoare la fiecare proces relevant. De exemplu, cineva din vânzări s-ar putea conecta cu ușurință într-un singur sistem pentru a determina starea unei comenzi de client care este încă în proces de producție. Totuși, toate acestea au un cost; costurile de instruire sunt mari, deoarece angajații nu trebuie doar să învețe cum să folosească noul software, ci trebuie să învețe și noi procese.
Există multe motive pentru care o companie întreprinde o implementare ERP. Sistemul ERP integrează informații, cum ar fi informații despre comenzi și date financiare. Poate accelera procesul de fabricație prin automatizarea proceselor și a fluxului de lucru și, ca rezultat, reduce și nevoia de a transporta stocuri mari. Deși costurile inițiale pot fi suficiente pentru a da coșmaruri CFO, în cele din urmă, dacă sunt implementate corect, recompensele vor oferi companiei care implementează sistemul un avantaj competitiv major.