Managementul ciclului de viață al informațiilor este numele dat strategiilor și politicilor pe care o companie le folosește pentru a menține și organiza informațiile digitale. Este evoluția modernă a strategiilor utilizate pentru gestionarea datelor fizice, cum ar fi cele stocate pe hârtie, film și alte suporturi fizice. O bucată de date trece prin cinci faze de management al ciclului de viață al informațiilor. Acestea sunt crearea, distribuția, întreținerea, utilizarea și eliminarea.
Cu managementul ciclului de viață al informațiilor, mișcarea și stocarea unei date date sunt controlate din momentul în care este creată și până în momentul în care încetează să mai fie utilă. De obicei, acest lucru se întâmplă într-un context de afaceri, deși managementul ciclului de viață al informațiilor poate fi folosit și pentru a menține datele în scopuri guvernamentale sau în alte scopuri. Politica de management al ciclului de viață a informațiilor a unei afaceri este dictată de obiectivele generale ale organizației și este strâns legată de politicile sale generale de tehnologie a informației.
Procesul începe cu crearea sau primirea unei noi informații. Datele pot fi fie create intern, ca atunci când un contabil pregătește un buget pentru organizație, fie pot fi primite de la cineva din afara companiei. Acestea pot include formulare, corespondență sau rapoarte.
Informațiile sunt apoi distribuite. La nivel intern, datele sunt transmise lucrătorilor și managerilor din companie care ar putea avea nevoie de ele pentru a lua decizii de politică. Datele pot fi, de asemenea, distribuite extern vânzătorilor, clienților sau acționarilor.
Apoi, informațiile pot fi folosite pentru a ajuta la luarea deciziilor de afaceri sau pentru a ghida politica companiei. Pe tot parcursul procesului de utilizare și distribuție, informațiile trebuie păstrate. Întreținerea include depozitarea, preluarea și transferul informațiilor. Pentru ca informațiile să fie utile, afacerea trebuie să le aranjeze într-o secvență predeterminată și să aibă un sistem de gestionare. Procesele de urmărire a datelor în timpul utilizării fac, de asemenea, parte din etapa de întreținere.
În cele din urmă, informația este supusă dispoziției. Aceasta este politica stabilită pentru gestionarea informațiilor care au devenit mai puțin valoroase în timp. Astfel de date sunt accesate mai rar și este posibil să fi îndeplinit deja cerințele de păstrare stabilite de regulile guvernamentale sau organizaționale.
Într-un sistem bine organizat de management al ciclului de viață a informațiilor, datele se deplasează fără probleme prin acești cinci pași. O excepție este atunci când afacerea este implicată într-o acțiune în justiție. În acest caz, unele date pot fi înghețate sau eliminate din fluxul general de date până când chestiunea juridică poate fi rezolvată.