Metodologia sistemelor soft este un proces folosit pentru a rezolva situații care nu au o procedură definită. Aceste situații sunt adesea dificile sau complexe și au pași puternic influențați de lucruri precum opinia, cultura, cunoașterea situației sau a mediului. Această metodologie stabilește un set de reguli care sunt utilizate pentru a defini procesul și a începe să lucreze către obiective. În cele mai multe cazuri, aceste metode se bazează pe sistemele umane pentru a defini problemele și a găsi soluții, mai degrabă decât pe sistemele matematice sau științifice.
Spre deosebire de ceea ce cred mulți, softul din „metodologia sistemelor soft” se referă la metodele folosite pentru a determina un plan, nu la sistemele implicate. O problemă soft este una care este alcătuită din aspecte nedefinibile, cum ar fi psihologia sau identitatea culturală, în timp ce o problemă dificilă folosește numere definibile și experimente repetabile. În același sens, o abordare soft folosește sisteme soft, în timp ce o abordare hard folosește sisteme hard. Chiar dacă problema a folosit sisteme hard, o metodologie de sisteme soft poate fi folosită ca o abordare pentru rezolvarea problemei.
Cea mai de bază a metodologiei sistemelor soft este percepția. Felul în care privitorii privesc problema definește modul de bază în care o abordează. Dacă două persoane sunt setate să lucreze la un proiect, punctul lor de vedere va defini proiectul pe măsură ce lucrează la el. Aceasta înseamnă că doi oameni care analizează o problemă din puncte de vedere diferite ar putea fi în imposibilitatea de a finaliza ceva din lipsă de un teren comun.
De exemplu, dacă o fabrică ar lua foc, iar privitorii ar fi un ecologist, un director de companie și un pompier, cei trei oameni ar avea păreri radical diferite asupra acțiunii. Ecologistul ar urma să se uite mai întâi la impactul ecologic al incendiului prin fum, substanțe chimice care arde și scurgerile de apă potențial periculoase. Omul de afaceri s-ar gândi la asta în ceea ce privește pierderea de producție și costurile de înlocuire a hardware-ului. În cele din urmă, pompierul ar găsi cea mai rapidă și eficientă modalitate de a opri extinderea incendiului și apoi de a-l stinge. Diferitele puncte de vedere duc la o problemă în găsirea unui punct comun și, prin urmare, la un proiect blocat.
Folosind o metodologie soft, cei care rezolvă probleme pot încerca să creeze un punct de vedere comun pentru toți cei implicați. Primul pas este să găsești ceva cu care toată lumea este de acord și să folosești asta ca bază. De exemplu, în exemplul de mai sus, toată lumea vrea să stingă focul. De acolo, oamenii pot defini pașii necesari pentru a trece de la terenul comun la scopul eventual. Acest lucru va permite fiecărei părți să își exprime aprobarea sau problemele cu pașii planificați pe măsură ce apar.