Atunci când o plângere sau o petiție civilă este depusă la instanță în majoritatea jurisdicțiilor, reclamantul sau persoana care a depus plângerea sau petiția este responsabilă să asigure instanței că pârâtul sau pârâtul primește o copie a documentului depus. Modul în care se poate perfecționa notificarea procesului va varia în funcție de jurisdicție. În multe jurisdicții, totuși, o modalitate prin care notificarea poate fi perfecționată este prin acceptarea comunicării de către pârât sau pârât. Atunci când se utilizează acceptarea notificării, pârâtul trebuie să recunoască că a primit o copie a plângerii sau petiției fără a fi nevoie de vreuna dintre metodele tradiționale utilizate pentru a perfecționa comunicarea procesului.
Notificarea procesului este necesară în acțiunile civile pentru a evita pronunțarea unei hotărâri împotriva pârâtului fără ca pârâtul să aibă sesizarea plângerii sau cererii. În majoritatea sistemelor juridice, pârâtul are dreptul de a răspunde la un proces și de a apăra. Cerând reclamantului să transmită pârâtului o copie a plângerii sau a petiției, instanța poate fi asigurată că pârâtului i se oferă posibilitatea de a apăra afirmațiile cuprinse în aceasta.
Există multe moduri diferite în care serviciul procesului poate fi perfecţionat. Fiecare jurisdicție decide ce metode de serviciu sunt acceptabile în cadrul jurisdicției. Metodele obișnuite ale modalităților acceptabile în care un respondent poate fi notificat includ: comunicarea prin poștă recomandată sau certificată; service de către un șerif civil sau un server de proces licențiat; notificarea prin notificare personală de către cineva cu vârsta de peste 18 ani și care nu este parte la acțiune; serviciu prin publicare; și notificarea prin acceptarea comunicării de către intimat.
De regulă, notificarea prin acceptare a comunicării este utilizată numai în cazuri precum procedura de divorț, deoarece necesită cooperarea pârâtului. Într-o procedură de divorț în care părțile rămân civile, reclamantul se poate oferi să notifice pârâtul prin acceptarea notificării, pentru a evita costul și timpul necesar uneia dintre celelalte metode de comunicare a procesului. În cazul în care se folosește acceptarea serviciului, pârâtul trebuie să fie de acord, deoarece el sau ea trebuie să semneze un document prin care se confirmă că a primit o copie a plângerii sau petiției.
Indiferent de modalitatea de notificare utilizată, instanța trebuie să primească dovada că notificarea a fost finalizată. O chitanță de retur semnată, de exemplu, servește drept dovadă atunci când serviciul este finalizat prin poștă certificată. Dacă șeriful civil, un server de proces sau o altă persoană completează notificarea documentelor, atunci el sau ea trebuie, în general, să semneze o declarație pe propria răspundere care să ateste faptul că notificarea a fost finalizată. Atunci când se utilizează acceptarea comunicării, intimatul trebuie să semneze, de asemenea, o declarație pe propria răspundere prin care se confirmă comunicarea documentelor și renunțarea la dreptul de a primi notificarea printr-un alt mod. În cazul în care instanța nu este convinsă că serviciul a fost perfect, are opțiunea de a respinge complet procedura în majoritatea cazurilor.