Balanța de verificare este o listă contabilă care arată soldurile de început și de sfârșit pentru toate conturile incluse în setul de registre. Acest format de fișă de lucru face posibilă evaluarea dacă totalul debitelor pentru perioada citată este sau nu în echilibru cu numărul total de credite generate pentru aceeași perioadă. Atunci când există o balanță de verificare adevărată, creditele totale și debitele totale vor fi egale.
Utilizarea unei balanțe de verificare pentru a califica starea actuală a înregistrărilor contabile este utilă în mai multe moduri diferite. Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le realizează pregătirea unui astfel de echilibru este identificarea rapidă și ușoară când debitele și creditele nu sunt egale. Prin rularea regulată a acestui tip de sold, aceasta face posibilă identificarea rapidă a unei perioade contabile specifice în care a avut loc un dezechilibru și corectarea rapidă a acestuia.
Din acest motiv, multe companii aleg să ruleze o balanță de verificare cel puțin lunar. În funcție de ciclul de facturare utilizat de companie, pregătirea foii de lucru pentru sold pe o bază bisăptămânală se poate dovedi utilă. În esență, cu cât perioada luată în considerare este mai scurtă, cu atât este mai ușor să identifici originea dezechilibrului și să îngrijești situația înainte ca aceasta să devină o problemă contabilă majoră.
În multe cazuri, orice diferență între credite și debite care apare într-o balanță de verificare nu este altceva decât o eroare de înregistrare care a avut loc ceva timp în perioada de timp luată în considerare. Atunci când este cazul, eroarea poate fi de obicei detectată cu ușurință și o stare de egalitate restabilită între debite și credite.
O balanță de verificare este deosebit de eficientă pentru a ajuta la identificarea unei erori de postare cu intrare dublă. Adesea, diferența dintre credite și debite va duce rapid la o anumită înregistrare care ar fi putut fi introdusă eronat în două coloane sau conturi diferite în cadrul setului general de registre.
În același timp, balanța de verificare poate indica o inegalitate care a fost creată prin introducerea unui credit sau debit în contul greșit. Atunci când este cazul, găsirea erorii poate consuma ceva mai mult timp, deoarece va implica revizuirea fiecărei postări pentru perioada citată și confirmarea că postarea a avut loc în contul potrivit și în clasificarea corectă.
Executarea balanței de verificare este de obicei un precursor pentru pregătirea altor documente financiare, cum ar fi Declarația de venituri și cheltuieli. Asigurându-vă că toate debitele și creditele înregistrate în timpul perioadei sunt corecte, întocmirea rapoartelor și a altor documente pe baza datelor contabile este mai ușor de realizat.