Ciclul de achiziție este o serie de pași implicați în procesul de achiziție a bunurilor pentru vânzare sau utilizare de către o companie sau agenție. Începe cu identificarea nevoii pentru un anumit produs, trece prin procesul de cumpărare și livrare și se termină la reînnoire, unde oamenii decid dacă au nevoie de mai mult produs. Adesea, un întreg departament supraveghează acest proces. Acest departament trebuie să găsească cele mai bune produse la cele mai bune prețuri, luând în considerare limitări precum refuzul de a face afaceri cu anumite companii sau țări în procesul de a decide ce să achiziționeze și de unde.
Când o companie identifică nevoia unui produs, începe ciclul de achiziție, cu colectarea informațiilor. Oamenii caută opțiunile disponibile pentru a satisface nevoia și colectează date despre prețuri, reduceri, termene de livrare și alte aspecte. Odată ce identifică cea mai bună sursă posibilă, se adresează furnizorului pentru a intra în negocieri contractuale. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca a comanda câteva cutii de hârtie de la o fabrică de hârtie sau la fel de complex ca negocierea unui sistem informatic complet nou pentru o agenție guvernamentală.
În această parte a ciclului de achiziții, oamenii de ambele părți lucrează pentru a obține cea mai bună ofertă. Furnizorul va lua în considerare factori precum dimensiunea comenzii și probabilitatea comenzilor repetate, în timp ce compania se gândește la probleme precum cât de repede are nevoie de produs. Poate solicita mostre pentru a-i oferi șansa de a evalua calitatea și de a compara ofertele de la diferiți furnizori. În cele din urmă, va finaliza o afacere cu un contract de vânzare și va aștepta livrarea.
După livrare, oamenii folosesc sau vând produsul, încheind ciclul de achiziție, deoarece se confruntă fie cu o nouă nevoie pentru produs, fie cu finalizarea unui proiect și fără nevoie ulterioară pentru un anumit produs. Aceștia pot arunca produsele nefolosite, pot returna chiriile, pot scăpa de produsele deteriorate și uzate și pot decide dacă trebuie să comande mai multe. În acest moment al ciclului de achiziții, oamenii pot cere feedback de la angajați și de la alții cu privire la cât de bine produsul le-a îndeplinit nevoile, pentru a decide dacă doresc să folosească același furnizor sau să apeleze la cineva nou.
De obicei, la o companie există proceduri specifice de achiziție. Oamenii trebuie să le urmeze dacă doresc să comande produse noi, de la depunerea corectă a formularului de solicitare până la a se asigura că cineva este disponibil să semneze pentru produsul în momentul livrării. Acest lucru poate fi complicat în locurile de muncă cu probleme precum probleme de securitate, unde protejarea securității locului de muncă poate necesita câțiva pași suplimentari, cum ar fi efectuarea de verificări a antecedentelor furnizorilor, în timpul ciclului de achiziții.