Balanța de verificare a conturilor de încasat este un instrument de contabilitate utilizat pentru a totaliza toate creditele și debitele aferente creanțelor unei companii. Conturile de creanță sunt toate acele datorii restante datorate de clienții care au achiziționat bunuri și servicii de la o companie, dar nu au finalizat încă plata. Deoarece există de obicei datorii restante la un moment dat de la anumiți clienți, acest sold este în general un cont debitor, ceea ce înseamnă că totalul este negativ. Acest sold face parte din bilanțul general de verificare întocmit de departamentul de contabilitate al unei companii, un document menit să detalieze toate creditele și debitele unei companii, care, dacă contabilitatea este corectă, ar trebui să se echilibreze la zero.
Este foarte rar ca o companie care se ocupă de vânzări să primească toate plățile exact în momentul în care sunt efectuate achizițiile. În schimb, companiile acordă credit clienților și clienților lor, permițându-le să plătească mai târziu pentru serviciile sau bunurile achiziționate în prezent. Din punct de vedere contabil, este important ca relația dintre achiziții și plăți să fie bine documentată, motiv pentru care balanța de verificare a creanțelor este un calcul important.
Atunci când întocmesc balanța de verificare a conturilor de încasat, este important ca contabilii să înțeleagă principiile contabilității conturilor de creanțe. Dacă o companie efectuează o vânzare, dar nu primește plata, creanțele sunt debitate și vânzările sunt creditate. Numai atunci când plata este primită efectiv pentru articolele achiziționate este creditat registrul de creanțe pentru suma de numerar primită.
Ca urmare, deoarece există de obicei mai multe relații de credit susținute de o companie în cursul activității, soldul de verificare a creanțelor va fi aproape întotdeauna negativ pentru perioada de timp în care este luat. Pentru a calcula acest sold de verificare, un contabil însumează pur și simplu toate creditele din conturi de creanță și scade toate debitele. Evidența trebuie să fie precisă pentru a ține evidența plăților care pot fi efectuate mult mai târziu decât atunci când achiziția a fost înregistrată efectiv.
Balanța de verificare a conturilor de încasat este doar o parte a bilanţului general de verificare al unei companii. Această foaie totalizează toate soldurile din diferitele conturi ale companiei, cum ar fi numerar, conturi de plătit, vânzări și așa mai departe. Când toate soldurile pozitive și negative sunt combinate, rezultatul final ar trebui să fie zero. Dacă nu este cazul, contabilii trebuie să revizuiască conturile și registrele pentru a vedea unde ar fi putut fi făcute greșeli.