O balanță de verificare ajustată include o serie de tranzacții care sunt utilizate pentru a corecta erorile și a realoca valori. Balanța de verificare este o listă completă a tuturor conturilor contabile generale utilizate pentru a urmări activitatea comercială și valorile acestora. Balanța de verificare este utilizată pentru a crea situația veniturilor, bilanțul și documentele fluxului de numerar. Toate aceste rapoarte formează situațiile financiare care sunt emise investitorilor, companiilor de finanțare și proprietarilor de afaceri.
Atunci când o afacere este lansată, sunt create conturi de registru general pentru a contabiliza diferitele activități care sunt necesare pentru a conduce o afacere. Numele reale ale conturilor pot varia, dar scopul principal al conturilor este standard. Fiecare afacere trebuie să țină evidența numerarului, conturile de plătit și de încasat, salariile, împrumuturile și suma investită în afacere.
La sfârșitul anului fiscal, balanța de verificare este revizuită pentru a se asigura că valorile din fiecare cont sunt corecte și complete. În timpul acestui proces, pot fi identificate erori și omisiuni. O listă sau un jurnal al erorilor este creată și gestionată de contabil ca parte a procesului de revizuire. Impactul acestor modificări poate fi observat în balanța de verificare ajustată.
Unele ajustări necesare ale conturilor balanței de verificare nu se concentrează pe corectarea erorilor, ci pe clarificare. De exemplu, un singur cont pentru investiții poate fi utilizat pentru a urmări întreaga activitate de investiții. Dacă ar exista o combinație de investiții pe termen lung și pe termen scurt în cursul anului, ar putea fi mai bine să creați conturi contabile separate și să ajustați valorile pentru a reflecta această separare. Această modificare va spori claritatea și poate fi folosită pentru a urmări performanța pe termen lung.
Există standarde acceptate la nivel internațional care guvernează deciziile cu privire la ceea ce este inclus în balanța de verificare, ajustări aprobate și proceduri pentru scenarii comune. Aceste proceduri contabile general acceptate (GAAP) sunt destul de detaliate și oferă instrucțiuni pentru a asigura consecvența raportării financiare. Notele situațiilor financiare ar trebui să enumere orice abateri de la GAAP.
Înainte ca evidențele contabile să fie închise pentru anul, lista înregistrărilor corective este înregistrată în sistemul contabil. Aceste înregistrări de ajustare au un impact direct asupra situațiilor financiare și, de obicei, sunt menținute într-un document sau un document separat. Fiecare intrare include referire la documentația justificativă sau o explicație pentru ajustare. În unele circumstanțe, ajustările nu pot fi înregistrate în sistemul financiar, ci se fac direct pe balanța de verificare.
Versiunea finală, după ce au fost făcute toate ajustările, este cunoscută sub numele de balanța de verificare ajustată. Reconcilierea dintre versiunea originală și versiunea ajustată ar trebui să includă toate tranzacțiile enumerate în jurnalul de ajustare. Situațiile financiare pot fi apoi emise, folosind valorile și conturile enumerate în balanța de verificare ajustată.