O chitanță de plată este un simplu document care verifică că plata a fost primită în schimbul unor bunuri sau servicii. Acesta poate fi ceva la fel de simplu ca ceea ce primește un individ după ce face o achiziție de la magazinul alimentar, de exemplu. Întreprinderile folosesc, de asemenea, chitanțele de plată pentru livrările de produse sau contractanții independenți, printre altele, pentru a se asigura că ambele părți au dovezi că bunurile sau serviciile au fost prestate. Unele companii combină o chitanță cu o factură și vor face doar o notare în partea de jos a documentului existent că plata a fost efectuată; acest lucru poate ușura ușor depunerea.
Scopul acestei chitanțe în orice situație este de a verifica dacă a fost percepută suma corectă pentru produsele sau serviciile corecte. Cel mai elementar, o chitanță de plată va arăta numele și adresa magazinului, data achiziției și o descriere a articolului. Acesta va include, de asemenea, prețul plătit și orice taxe care au fost adăugate, precum și metoda de plată, cum ar fi numerar, un cec sau card de credit. Oricine primește o chitanță după o achiziție ar trebui să verifice rapid pentru a se asigura că sumele afișate sunt corecte; acest lucru este valabil mai ales dacă a fost folosit un card de credit pentru achiziție, unde o debitare greșită ar putea fi o mare problemă.
Între companii, o chitanță de plată folosește principii similare cu chitanțele de bază primite de la magazine. Acesta va include aceleași informații, deși descrierea produselor sau serviciilor poate fi mai detaliată. Poate include, de asemenea, un număr de factură dacă este asociat cu un anumit număr de factură. Cei care oferă chitanțe ar trebui, în general, să păstreze copii, totuși, pentru a se asigura că celelalte nu sunt modificate.
Oricine rezervă furnizori pentru un eveniment special, cum ar fi o nuntă sau o petrecere, ar trebui să primească, de asemenea, o chitanță de plată pentru orice depozite plasate, cum ar fi pentru un florar sau catering. Chitanța va specifica, în general, suma plătită, precum și suma încă datorată până la data comunicării. Este important să păstrați toate chitanțele, dar acestea sunt deosebit de importante pentru că servesc și ca formă de contract între două părți. În cazul în care contractul nu este onorat, chitanța de plată poate funcționa ca dovadă, dacă devine necesară trimiterea în justiție a cauzei.