O chitanță electronică este o dovadă de cumpărare sau livrare care este trimisă electronic. Destinatarul poate folosi acest document ca o chitanță pe hârtie în schimburi, retururi sau dispute cu expeditorul. Chitantele electronice sunt, de asemenea, utilizabile pentru activități precum solicitarea deducerilor la impozite. De obicei, este posibil să le imprimați dacă este nevoie de o copie pe hârtie.
Chitanța electronică include un cod unic de identificare pentru a trimite comanda, împreună cu o descriere detaliată. Acesta va nota informațiile de contact ale expeditorului și destinatarului, metoda de plată și orice alte detalii relevante. Acest document poate purta, de asemenea, o semnătură electronică și poate include informații despre cum se efectuează returnări și schimburi.
Multe chitanțe electronice sunt trimise prin e-mail, dar pot fi trimise și către un telefon mobil printr-un sistem de mesagerie text. De asemenea, poate fi posibil să descărcați copii dacă o chitanță este pierdută sau nu sosește niciodată. Destinatarul se poate conecta pe site-ul comerciantului și poate verifica înregistrările tranzacțiilor sale pentru a găsi chitanța electronică de care are nevoie. Pentru unele tranzacții de pe web, chitanța se poate încărca în browser când tranzacția este finalizată, iar utilizatorul va trebui să o imprime sau să noteze codul de confirmare pentru referință ulterioară.
Unele software de contabilitate vor interfața cu chitanțele electronice și vor integra datele de chitanță în evidențele contabile ale clientului. Software-ul poate introduce informațiile în registrul utilizatorului, poate clasifica tipul de achiziție și poate ajusta automat noul sold de funcționare. Cumpărătorii pot, de asemenea, corecta informațiile dacă sunt greșite; software-ul poate clasifica incorect o achiziție, de exemplu, sau descărca o chitanță electronică care este ulterior modificată și înregistrează o sumă incorectă.
Chitanțele online pot documenta achizițiile și pot oferi informații despre cum și când a fost făcută o achiziție. De asemenea, ei confirmă comanda și pot oferi un mecanism de corectare a acesteia dacă este greșită, deși, de obicei, aceasta trebuie să aibă loc într-o fereastră foarte îngustă. De asemenea, chitanțele se pot genera automat în momentul livrării. Expeditorii pot trimite e-mailuri către expeditori și destinatari, astfel încât aceștia să știe când sosește un pachet, iar chitanța electronică poate fi necesară într-o dispută cu privire la livrare.
Utilizarea chitanțelor electronice poate fi mai ecologică și poate, de asemenea, ușura contabilitatea. Utilizatorul poate păstra copii într-un program de contabilitate, poate lega înregistrările din jurnal la anumite chitanțe și poate furniza chitanțe la cerere într-un format electronic convenabil. În cazul în care un consumator intenționează să declare taxe, este important să vă asigurați că acestea vor fi accesibile în viitor și poate fi o idee bună să salvați copii într-un folder de pe un hard disk.