În majoritatea organizațiilor mari, departamentul de achiziții este responsabil pentru crearea și întreținerea listei de furnizori preferați. Această listă este furnizată departamentelor și ofițerilor de achiziții pentru a ajuta la aspectul plasării comenzilor de achiziție sau achiziție. Scopul principal al acestei liste este de a ajuta cumpărătorii în selectarea furnizorilor care au finalizat un proces de revizuire amănunțit.
Procesul necesar pentru a adăuga un furnizor la lista de furnizori preferați variază în funcție de organizație. De obicei, durata de timp necesară și tipul de revizuire sunt determinate de valoarea în dolari a mărfii. Majoritatea companiilor au o listă de mărfuri pe care trebuie să le cumpere în mod regulat. În loc să emită o cerere de propunere (RFP) și să selecteze un furnizor, ei furnizează personalului o listă de furnizori preferați.
Ca un minim strict în timpul acestui proces de revizuire, sunt identificate numele legal și adresa vânzătorului, împreună cu numerele de taxare, mărfurile pe care le oferă sau serviciile. Multe firme folosesc un serviciu de rating, cum ar fi Dunn și Bradstreet sau firme de rating specifice industriei, pentru a confirma legitimitatea companiei și pentru a determina dacă există probleme cunoscute cu firma.
În majoritatea firmelor, o revizuire amănunțită a furnizorului este finalizată înainte de a fi adăugat la lista de furnizori preferați. Primul pas în acest proces este trimiterea unui formular de cerere completat de către furnizor. Informațiile necesare pot include o copie a unei situații financiare, volumul materialelor produse, sursele de piese, afilieri sindicale și o listă a directorilor companiei.
Aceste informații sunt revizuite de personalul de achiziții, care este responsabil să se asigure că sunt corecte. Pe lângă această colectare de informații, multe firme necesită o inspecție la fața locului. În timpul acestui proces, un membru al departamentului de achiziții face un tur detaliat al facilităților, se întâlnește cu personalul și revizuiește procedurile de asigurare a calității.
Nu este neobișnuit ca firmele să reevalueze lista de furnizori preferați la fiecare trei până la cinci ani. Scopul inspecției este de a revizui orice modificări ale procedurilor, furnizorilor și alte informații relevante. Dacă calitatea produsului unei firme scade, acesta poate fi eliminat din listă.
Este responsabilitatea personalului de achiziții să gestioneze și să monitorizeze performanța furnizorului. Rapoartele privind activitatea de cumpărare, facturile, problemele și expedițiile sunt adesea colectate trimestrial și revizuite. Dedicarea continuă pentru managementul furnizorilor este considerată cea mai bună practică în organizația de achiziții.