O organizație formală este un grup în care activitățile membrilor sunt coordonate și controlate. Astfel de grupuri au minim două persoane implicate, dar nu există o limită superioară. Astfel de organizații încorporează practici și sisteme comune. Sunt rețele complicate. Întreprinderile sunt un bun exemplu de organizații formale, dar organizațiile de caritate, departamentele guvernamentale și organizațiile neguvernamentale sunt, de asemenea, organizații formale.
Ele diferă de organizațiile informale prin structura lor. Organizațiile informale sunt mai fluide și evoluează în mod natural, în timp ce organizațiile formale sunt mai rigide. Membrii organizațiilor informale sunt reuniți prin obiective, convingeri sau nevoi comune. Toate organizațiile formale conțin într-o oarecare măsură elemente informale, cum ar fi grupurile sociale și dorințele și ambițiile personale ale membrilor lor.
Scopul unei organizații formale este de a-și asigura supraviețuirea. Prin organizarea companiei, liderii sau proprietarii se așteaptă ca compania sau grupul să își atingă țintele și obiectivele. Prin aceasta, ei speră ca organizația să devină un succes. La un nivel inferior, permite personalului să-și cunoască locul, să existe o diviziune a muncii și ca activitățile să fie coordonate în cadrul organizației.
Structurile din cadrul unei organizații oficiale tind să fie arbitrare. Aceasta înseamnă că conducerea superioară a companiei a decis care va fi structura. Forma și mecanismele folosite de companie depind de modul în care compania s-a dezvoltat și de filosofia de management. Unele companii evoluează în mod natural pe măsură ce cresc, în timp ce altele sunt planificate de la început. Companiile planificate tind să aibă structuri mai bune decât cele care evoluează.
Principalul avantaj al unei structuri formalizate este siguranța și securitatea pe care le oferă angajaților și conducerii. Toată lumea din cadrul organizației își știe locul, rolul și cui să raporteze. Organizația creează un lanț de comandă pentru conducerea superioară, apoi împarte compania în departamente. Aceste departamente, la rândul lor, au propriile lor lanțuri de comandă.
Regulile și reglementările formale protejează interesele subiective. În primul rând, aliniază organizația la regulile și reglementările naționale și locale. Apoi au stabilit codul de conduită al companiei și așteptările formale. Ei definesc proceduri pentru toate elementele imaginabile ale practicilor companiei. Ele stabilesc, de asemenea, consecințele în cazul în care procedurile nu sunt urmate.
Structura organizatorică formală definește și sistemul de comunicare internă al companiei. Aceasta reglementează modul în care fiecare nivel al organizației interacționează cu cel de mai sus și cel de dedesubt. Acestea sunt concepute pentru a permite informației să circule atât în sus, cât și în jos, în lanțul de comandă al companiei. Companiile permit adesea canale speciale de comunicare care să lege direct conducerea superioară cu treptele inferioare ale companiei.
Acest tip de organizație caută și să se autoreglezeze. Cunoscută sub numele de supraveghere, organizația stabilește modul în care membrii și activitățile sunt examinate și analizate pentru a îmbunătăți performanța. Aceasta include practici de afaceri precum supravegherea, instruirea și managementul riscurilor.