O perioadă de colectare a debitorului este perioada de timp necesară pentru clienții unei companii pentru a primi facturarea pentru bunurile și serviciile prestate, pentru a programa plata acestor facturi și, în cele din urmă, pentru a oferi acea plată furnizorului. De obicei, perioada de încasare începe la data emiterii facturii și se termină la data înregistrării plății pentru respectiva factură. Companiile vor monitoriza atât perioada de colectare a debitorilor pentru fiecare client în parte și, de asemenea, vor face periodic un instantaneu al perioadei medii în raport cu întreaga bază de clienți. Acest lucru face posibilă identificarea momentului în care perioada este supusă unui fel de creștere și permite companiei să ia măsurile adecvate pentru a reduce perioada la o medie care este mai avantajoasă.
Formula de bază pentru calcularea oricărui tip de perioadă de colectare a debitorilor pentru o bază de clienți în ansamblu începe prin identificarea numărului mediu de debitori relevanți pentru perioada de timp luată în considerare. Aceasta se realizează prin identificarea numărului de debitori activi în prima zi a perioadei precum și a debitorilor activi în ultima zi a perioadei. Aceste două cifre sunt adăugate și apoi împărțite la două pentru a furniza media necesară.
Odată stabilit numărul mediu de debitori pe perioadă, se identifică durata perioadei luate în considerare. În funcție de motivul calculului, durata poate fi un an calendaristic complet, un trimestru sau chiar o săptămână. Înmulțirea numărului mediu de debitori cu durata, exprimată în numărul de zile implicate în perioadă, va oferi rezultatul final. În unele cazuri, poate fi oportun să se calculeze perioada de încasare a debitorului utilizând 12 luni în loc de 365 de zile, în funcție de modul în care datele rezultate vor fi utilizate în analiza vechimii facturilor din conturile de creanță. Această cifră este apoi împărțită la numărul total de vânzări generate în timpul perioadei luate în considerare pentru a identifica perioada medie de colectare a debitorilor pentru acel interval de timp particular.
În mod ideal, scopul este de a obține o perioadă de colectare a debitorilor mai scurtă decât mai lungă. De exemplu, dacă calculul indică faptul că perioada medie de colectare a debitorului este de 60 de zile sau mai puțin, acesta este un indiciu al unei cifre de afaceri sănătoase a creanțelor din conturi care probabil oferă o sumă echitabilă de flux de numerar. Pe de altă parte, dacă perioada medie de colectare este mai mult de 90 de zile, proprietarii și managerii companiilor vor dori să analizeze îndeaproape politicile și procedurile actuale, precum și să identifice clienții specifici care ar putea contribui semnificativ la durata mai lungă, provocând potențiale probleme cu fluxul de numerar.