Planificarea achizițiilor este un proces de coordonare pentru a se pregăti pentru achiziția fără probleme și fără incidente a unui nou bun sau aprovizionare. Acest lucru poate fi necesar pentru active deosebit de mari sau complexe și este obișnuit în special la agențiile guvernamentale. Aceste agenții trebuie să fie capabile să documenteze nu doar necesitatea unui activ, ci și procesul utilizat pentru achiziționarea acestuia, pentru a asigura contribuabilii că banii lor sunt cheltuiți în mod înțelept și adecvat. Planurile guvernamentale pot fi deschise membrilor publicului dacă un activ nu este de natură confidențială.
Există mai multe etape pentru planificarea achizițiilor, inclusiv întâlniri pentru identificarea nevoilor, localizarea activelor pentru a satisface aceste nevoi și obținerea aprobării de la autoritățile competente. Odată ce o organizație are aprobarea de a cumpăra un activ, poate trece la faza de coordonare a planificării achizițiilor. De exemplu, dacă o agenție guvernamentală dorește să-și înlocuiască sistemele computerizate, trebuie să dezvolte o linie de timp pentru înlocuire, iar linia de timp trebuie să discute despre rolurile specifice ale diferiților lucrători în acest proces.
Companiile implicate în planificarea achizițiilor pot delega responsabilitățile angajaților pentru fiecare etapă, inclusiv transferul, descărcarea, testarea și instalarea activelor. Nivelul de planificare necesar poate depinde de activ. În etapele de planificare, personalul încearcă să se gândească la orice probleme potențiale care pot apărea, astfel încât să le poată anticipa sau anticipa. Specificațiile tehnice ale activului sunt supuse unei revizuiri atentă pentru a identifica potențiale probleme și preocupări, cum ar fi fragilitatea sau nevoia de echipamente speciale pentru a gestiona activul.
În planificarea achiziției de active, nevoile de personal, cum ar fi instruirea, pot fi de asemenea luate în considerare. Pentru ceva de genul instalării unui nou sistem informatic, lucrătorii pot avea nevoie de o zi de pregătire sau mai mult pentru a învăța noul sistem. Planificatorii trebuie să prevadă timp liber sau o suspendare temporară a operațiunilor în timp ce bunul este instalat și testat, iar angajații învață cum să-l folosească. Planificatorii pot dezvolta planuri de urgență; o agenție guvernamentală, de exemplu, poate avea nevoie de acces la un sistem de rezervă în cazul unei probleme cu instalarea unuia nou.
Specialiștii în planificarea achiziției de active pot acționa ca consultanți și consilieri pentru a ajuta în acest proces. Aceștia pot fi implicați la fiecare pas, de la întâlnirea inițială pentru a discuta o nevoie nesatisfăcută până la instalarea finală a activului. Acest lucru necesită cunoștințe despre organizație, abilități de gândire critică și capacitatea de a privi situațiile dintr-o varietate de unghiuri.