Managementul tipăririi poate avea multe definiții. Cel mai bine poate fi descris ca controlul, întreținerea și monitorizarea unui mediu de imprimare și a nivelurilor de productivitate ale acestuia. În general, un administrator care se angajează în gestionarea imprimării poate gestiona toate imprimantele din rețeaua sa. El este furnizat cu actualizări în timp real privind starea imprimantelor și a rețelei în care operează acestea. În esență, el poate gestiona numeroase imprimante și mediile acestora de pe un singur computer. Dacă administratorul nu se implica în activități de gestionare a imprimantei, ar putea fi nevoit să se ocupe de fiecare computer în parte.
Managementul tipăririi este menit să ofere companiilor și organizațiilor instrumentele pentru a profita la maximum de resursele lor. Spațiul, hardware-ul, software-ul și timpul – ca și în cazul termenelor – sunt toate luate în considerare atunci când se încearcă eficientizarea operațiunilor de imprimare. Proprietarii de afaceri pot alege să-și externalizeze activitățile de management al tipăririi și să țină seama de sfaturile profesioniștilor care furnizează servicii de management al tipăririi. De exemplu, un serviciu de management al tipăririi terță parte poate evalua procesele de imprimare ale unei companii și poate oferi sugestii precum upgrade hardware și software, mutarea echipamentelor sau adăugarea unui angajat pentru a crește productivitatea.
Rapoartele furnizate de activitățile de bază de gestionare a tipăririi pot ajuta un administrator să țină la curent cu ceea ce se întâmplă în mediul său de imprimare. Dacă un administrator identifică activități despre care crede că pot contribui la o problemă mai târziu, el poate lua măsuri pentru a schimba acele comportamente în mediul de imprimare. De exemplu, un administrator care observă risipa de hârtie poate impune limite de imprimare sau poate solicita utilizatorilor să utilizeze opțiuni care permit imprimarea față-verso.
Gestionarea imprimării poate ajuta, de asemenea, un administrator în eforturile de depanare. Notificările și scripturile pot fi trimise de la distanță prin sistem pentru a rezolva problemele. Aceste probleme pot varia de la simple schimbări de toner și hârtie până la defecțiuni ale sistemului. Deoarece problemele mici sunt surprinse înainte de a se transforma în altele mai mari, nevoia de suport tehnic major poate fi redusă.
Pe lângă eficientizarea operațiunilor, managementul tipăririi poate ajuta la economisirea de bani și la creșterea productivității pentru o companie sau organizație. De exemplu, activitățile benefice de gestionare a imprimării includ cele care reduc risipa și minimizează cantitatea de reparații necesare pentru a menține un mediu de imprimare operațional. Pentru a experimenta cu adevărat beneficiile managementului tipăririi, modificările vor trebui făcute în funcție de nevoile specifice ale unei afaceri.