Un asistent administrativ executiv este persoana care oferă suport cuprinzător de management executiv, de obicei într-un mediu corporativ sau de afaceri. El poate lucra exclusiv pentru un manager sau poate servi unei echipe de manageri executivi. Meseria lui este cu mai multe fațete și, în general, necesită abilități organizatorice exemplare.
Această poziție este percepută în mod tradițional ca având mult mai multe îndatoriri și responsabilități decât cea a unui secretar sau asistent administrativ. Deși abilitățile de secretariat sunt importante pentru a fi un asistent administrativ executiv de succes, postul implică, în general, gestionarea afacerilor zilnice ale directorului. Îndatoririle acestui loc de muncă pot, de asemenea, să traverseze tărâmul în asistență personală.
Obiectivul principal al unui asistent administrativ executiv competent este de obicei acela de a face ca viața de afaceri a directorului să se desfășoare fără probleme și eficient. Acest lucru necesită, în general, abilități excelente de gestionare a timpului și de prioritizare a proiectelor. Asistentul administrativ executiv are în mod normal acces zilnic la calendarul șefului său, astfel încât aceștia să își poată planifica reciproc întâlniri, călătorii și întâlniri sociale.
Un asistent administrativ executiv este de obicei primul contact pentru comunicările profesionale ale directorului. El este de obicei legătura dintre executiv și conducerea inferioară. Atunci când clienții sau vânzătorii externi au nevoie de contact cu directorul, acest asistent de obicei filtrează apelurile telefonice, e-mailurile, vizitatorii neprogramați și organizează întâlniri potrivite dorințelor șefului său.
Îndatoririle suplimentare ale unui asistent administrativ executiv includ frecvent organizarea de călătorii și cazare la hotel, pregătirea de rapoarte privind activitățile financiare și corporative și formarea și gestionarea personalului de suport de nivel inferior. Pregătirea notificărilor pentru comunicările interdepartamentale este adesea necesară unei persoane în această poziție. Revizuirea regulată a politicilor și procedurilor și discutarea posibilelor modificări ale acestora fac, în general, parte din relația de executiv și asistent administrativ executiv.
Menținerea clienților fericiți este de obicei o prioritate ridicată pentru o persoană cu acest loc de muncă. Abilitatea de a comunica eficient cu tot felul de personalități este echivalentă cu succes. Diplomația și farmecul sunt adesea necesare pentru a ușura situațiile delicate care pot apărea din cauza conflictelor de programare, comunicare greșită sau diferențe fundamentale de caracter.
Cunoștințe excelente de calculator sunt de obicei necesare pentru a fi un asistent administrativ executiv competent. Abilitățile de procesare a cuvintelor sunt, de asemenea, foarte apreciate. Asistentul este apelat în general de către superiorul său pentru a cerceta concurenții, furnizorii și facilitățile și opțiunile destinației de călătorie. O mare parte din comunicațiile sale corporative implică în mod normal e-mail și servicii de mesagerie electronică.
În mod normal, nu este necesară o diplomă de colegiu pentru această poziție, dar în general este necesară o diplomă de liceu sau echivalent. Sunt de ajutor cursurile de operațiuni pe calculator, relații publice sau management de birou, la fel ca și un fundal în suport administrativ sau executiv.