Un bilet de birou de asistență este un sistem computerizat în care companiile folosesc tehnologia pentru a ajuta la urmărirea cererilor de lucru. Tehnologia permite unei companii să folosească un e-mail sau un sistem bazat pe server pentru a menține orice bilet de birou de asistență trimis de angajați. Majoritatea acestor sisteme sunt software interne care fac o afacere mai eficientă. În cadrul unui sistem computerizat, companiile au înregistrări oficiale ale cererilor de reparații sau actualizări. Un bilet poate fi pentru aproape orice articol sau problemă dintr-o afacere.
Termenul bilet este doar figurativ, deoarece nicio companie individuală nu oferă sau primește de obicei un bilet fizic de la biroul de asistență. În realitate, reprezintă un întreg sistem prin care un angajat folosește e-mailul sau alt sistem de mesaje interne pentru a face o anumită cerere. Un program software este adesea necesar pentru a ajuta la gestionarea și rularea sistemului de bilete de la biroul de asistență. În cele mai multe cazuri, o companie își poate proiecta propriul sistem sau poate folosi un program terță parte. Designul și tipul ar trebui să fie personalizabile pentru afacere.
Informațiile specifice fac adesea parte din completarea unui bilet de birou de asistență. Majoritatea biletelor necesită numele, locația sau departamentul și motivul solicitării persoanei care are nevoie de ajutor. Dacă biletul solicită ajutor cu privire la hardware sau software de calculator, pot fi necesare informații specifice despre tipul de sistem. În multe cazuri, cu cât mai multe informații trimise inițial vor ajuta la concentrarea activităților corective de la departamentul de asistență. Alte informații sau bilete de urmărire pot fi necesare pentru locuri de muncă sau sarcini mari.
E-mailul este o utilizare principală într-un sistem de bilete de birou de asistență. Companiile pot configura o adresă de e-mail de bază care direcționează cererile către o anumită persoană. Această persoană este responsabilă pentru primirea și catalogarea tuturor biletelor de la fiecare persoană sau departament. Individul poate apoi să atribuie biletele cuiva care poate remedia situația așa cum este solicitat. În funcție de sistem, poate fi necesar un proces de depunere sau alte mijloace de stocare a biletelor.
Companiile mari pot folosi un sistem de bilete de birou de asistență pentru a reduce timpul de nefuncționare sau pierderea productivității lucrătorilor. Cu toate acestea, companiilor cu mai multe locații le este dificil să utilizeze cu succes un sistem de bilete dacă activitățile la fața locului sunt necesare pentru a corecta problemele. În acest caz, numai biletele software care necesită corecții în afara locației pot trece prin sistemul de bilete de la biroul de asistență. De obicei, companiile pot revizui și implementa un sistem care se potrivește cel mai bine nevoilor lor. Din fericire, există multe sisteme pentru astfel de scopuri.