Un centru de achiziții se referă la un departament sau instituție care ajută companiile în obținerea și gestionarea consumabilelor și materialelor. Un centru de achiziții face, în general, parte din lanțul de aprovizionare al companiilor mai mari care furnizează materiale tangibile ca parte a activității sale sau care achiziționează materiale pentru a crea produse sau a conduce compania.
Achizițiile se referă la procesul de obținere a materialelor necesare. Cu alte cuvinte, este pur și simplu un mod complex de a spune „cumpărare” sau „cumpărare”. Companiile au adesea nevoie să cumpere sau să procure numeroase articole; de fapt, aproape toate companiile trebuie să achiziționeze sau să cumpere anumite articole ca parte a afacerilor. Birourile, de exemplu, ar putea avea nevoie să cumpere echipamente informatice, copiatoare foto, pixuri și hârtie. O companie care produce un anumit produs va trebui să achiziționeze toate articolele și piesele necesare pentru producție.
Un centru de achiziții eficientizează achiziția tuturor bunurilor și serviciilor pentru companie. Acesta poate fi un alt departament sau divizie din cadrul companiei sau o ramură separată a companiei. Companiile mai mici pot să nu aibă nici măcar un centru de achiziții, dar pot avea una sau mai multe persoane responsabile de cumpărare pentru companie; de exemplu, un birou mic este puțin probabil să aibă un centru de achiziții, dar poate avea un manager de birou responsabil de achiziționarea bunurilor și articolelor necesare.
Din cauza costului și dimensiunii unui centru de achiziții separat și dedicat, în mod normal, doar companiile mari care necesită multe bunuri sau piese au un astfel de centru. În aceste companii, centrul este responsabil pentru înțelegerea tuturor bunurilor diferite care trebuie achiziționate pentru a face afaceri.
Pe lângă faptul că știe ce trebuie achiziționat, centrul va trebui adesea să știe când să plaseze comenzi. Aceasta poate implica efectuarea inventarelor sau păstrarea unei baze de date computerizate a consumabilelor utilizate, astfel încât atunci când cantitatea disponibilă devine prea mică, să poată fi plasată o nouă comandă. În unele cazuri, companiile vor contacta pur și simplu centrul de fiecare dată când un anumit articol sau o serie de articole trebuie să fie cumpărat.
Alte sarcini ale unui centru de achiziții includ menținerea costurilor la un nivel scăzut. De exemplu, centrul poate fi responsabil de negocierea cu furnizorii de materiale sau de solicitarea de oferte pentru a încerca să găsească furnizorul cu cel mai mic cost al unei anumite furnituri necesare procesului de producție al companiei. Aceste activități de limitare a costurilor pot fi aproape la fel de importante, dacă nu mai importante, decât responsabilitatea centrului de a comanda și direcționa mărfurile către locurile adecvate din cadrul companiei la momentele potrivite.